Ingrid Andersson, chef över teknisk support på Kungsörs Plast.
Ingrid Andersson, chef över teknisk support på Kungsörs Plast.
För en liten verksamhet med stora krav på den interna kommunikationen måste e-post, dokumentdistribution och intranät fungera i alla väder. Tungrodda grupprogram och e-postsystem är både en börda och en onödig risk. Men för Kungsörs Plast AB var valet av Google Apps mest en slump. Det som började som en nödlösning visade sig efterhand vara det bästa alternativet.

Kungsörs Plast tillverkar och marknadsför rörsystem för bensinstationer. Det är en nischad produkt som kräver mycket specialkompetens för att tillverka, men som används i hela världen. Företaget är relativt litet sett till antalet människor, men de har kunder i ett femtiotal olika länder. Totalt omfattar verksamheten cirka 120 personer. Flest anställda finns i Sverige och
Malaysia, medan kontoren i Storbritannien, Frankrike och Slovakien endast har mellan en och tio tjänster.

"Molnet driver ständigt närmare, och fler och fler funktioner flyttar utanför företagets väggar. Google vill lägga allt från e-post till kontorsprogram på sina servrar, men duger deras tjänster för dig?.

Missa inte
vår tidigare artikel: Google erbjuder allt du behöver

Läs mer om molnet på vår specialsida här.



Saknar it-avdelning


Företaget behöver ett internt informations­system som är portabelt, lätt att använda på distans och som inte kräver stora mängder lokal it-administration. Någon dedikerad it-avdelning finns inte.

– Vi har en person som är it-ansvarig, men han ägnar kanske tio procent av sin tid åt it-frågor, och har andra uppgifter resten av tiden. Det lokala it-underhållet sköts av en inhyrd tekniker som kommer hit en gång i veckan, säger Ingrid Andersson, chef över teknisk support på Kungsörs Plast.

Kontoren utanför Sverige ansvarar för sina egna inköp. Någon policy för enhetlig datorpark finns inte, så den it-miljö som e-post- och informationssystem ska fungera i är inte alls homogen. Ändå måste systemet fungera prickfritt.

– Allt som krävs för webbaserade system som Google Apps är valfri dator med en webbläsare. Ingenting behöver installeras eller ställas in på klienterna, det är bara att logga in och köra. För oss är det optimalt. Du hyr in dig på något som redan finns, du är uppe och snurrar på väldigt kort tid, det kostar inte särskilt mycket, och det går att lägga till och skala upp det efter behov. Och eftersom det är webbaserat så får vi nu ett enhetligt system som alla delar, säger Ingrid Andersson.

"Du är uppe och snurrar på
väldigt kort tid"


Kungsörs Plast blev Google Apps-användare mest av misstag. Det började för två år sedan, med att det befintliga Microsoft Exchange-systemet skulle bytas ut mot ett annat, mer anpassat till verksamheten. Men implementeringen och migrerigen av konton gick inte som man tänkt sig – skälet till det var mer bristande projektledning än tekniska problem. Förseningar i bytet gjorde att det helt plötsligt inte fanns något e-postsystem alls.

Då är det svårt att driva någon verksamhet, speciellt för de som befinner sig på resande fot och är beroende av god kommunikation. Folk började använda sina privata e-postkonton för att få någonting gjort, däribland just sina Gmail-konton. Därför bestämdes det att Googles e-post skulle köras, i väntan på att krånglet med det andra systemet löst sig. Den inhyrda it-resursen hade koll på vad som behövde göras, och snart var hela verksamheten uppe och rullade på Googles företagstjänst.

– Efter ett tag så bestämde vi oss för att det här fungerade så pass bra för alla att vi körde vidare på det. Dels för att det fungerade bra, och också på grund av prislappen. Vi betalade dyrt för lagringsutrymmet innan, och behövde ofta rensa arkiv och radera filer. Här har vi jämförelsevis hur mycket utrymme som helst.

Driftssäkerheten och risk för informationsläckage är inget som bekymrar. Man skulle kunna tro att det innebär en ökad risk med alla affärshemligheter i molnet, men Ingrid Andersson ser det inte så.

– Det vi hade innan var en lokalt hostad server i en datahall hos en leverantör, och det är inte på något sätt säkrare än vad vi har nu. Det finns inte bättre garanti för att de har bra rutiner, att deras personal går att lita på, och så vidare. Vi har också erfarenheten av hur just en backup på vår mejl tappades bort hos en leverantör, och vi tror att det är mycket mindre risk att det sker i ett stort system. Vad skulle inte det göra för Googles varumärke om det kom ut att någon hackat sig in i Google Apps?


Lätt att klicka vidare


Kungsörs Plast tog in Googles e-post och kalender in i ett svep, medan användandet av resten av tjänsterna har växt fram efterhand. Om du ändå har Gmail-gränssnittet uppe på skärmen dagarna i ända så är steget inte långt att klicka vidare och till exempel utforska Google Docs. Användarna började själva utforska möjligheterna att dela filer i stället för att skicka dem fram och tillbaka i olika versioner, och även att arbeta i gemensamma dokument. Men det betyder inte att Docs helt har ersatt traditionell Office-användning.

– Just Google Docs är en av delarna som kanske är minst utvecklad, det är lite halvprimitivt om man är van vid Office-paketet. För internt bruk så är det alldeles lysande, men att använda det som ett produktionsverktyg, att göra en layout och få en schysst utskrift funkar inte så bra ännu, säger Ingrid Andersson.

Här är det också en stor skillnad på traditionalister och så kallade early adopters. Många uppskattar den ökade tillgängligheten. Mejlen har man ändå uppe konstant, så för vissa användare är det bökigare att behöva öppna Office separat, hantera filer och sedan ladda upp dem för delning i Google Docs, än att skapa dem på plats, även om funktionerna där är lite begränsade och gränssnittet lite trögare.

– Vi är inte någon särskilt it-mogen organisation. För många var det en stor omställning bara att gå från Outlook som man suttit med i femton, tjugo år, till att i stället köra Googles mejl. Men vår situation var ju att mejlen inte fungerade alls, och då var givetvis någonting bättre än ingenting. När det sedan bestämdes att det här var det som skulle användas även framöver var det en del som klagade, men det gick över ganska snabbt, säger Ingrid Andersson.


Redan inloggade börjar chatta


På samma sätt har chattfunktionen i Google Apps kommit att nästan helt er­sätta Skype för internkommunikation.

Inte för att det påtvingats användarna, utan för att den kort och gott finns där.

Användarna är redan inloggade via e-posttjänsten, och man behöver inte ha ytterligare ett program igång.

Den sista stora komponenten i Kungsörs Plasts Google Apps-satsning är ett intranät byggt i Google Sites. Även det började som ett externt projekt. Det gjordes kravspecifikationer och inleddes upphandling av ett tredjepartssystem, men med sparkrav vid horisonten visade det sig att ett dyrt separat system inte var en hållbar idé. Samtidigt öppnades Google Sites som tjänst för Apps-kunder, och visade sig kunna göra 95 procent av det som företaget var ute efter, till ingen extra kostnad alls.

I framtiden vill Ingrid Andersson gärna se ännu mer integrering av Googles tjänster i Google Apps, till exempel en möjlighet att koppla rättigheter och delning av videoklipp i Youtube till företagets Apps-konton och grupper.