Dålig koll på licenserna kan i värsta fall leda till stora merkostnader. Vi tog tempen på tre verksamheter för att se hur de klarar sin licenshantering.


Monika Smidestam, it-chef på Österåkers kommun:
Tycker du det är krångligt att hålla reda på era mjukvarulicenser?
– Ja, jag anser att licenshanteringen för våra 26 standardprogram på kommunen är både dyrt och krångligt. De traditionella programmens licensmodeller är inte alls anpassade till hur vi och många andra verksamheter jobbar i dag. Till och med våra licensadministratörer har svårt att veta vad som gäller. Till exempel har Novell en licensmodell där vi måste betala för varje elev oavsett om eleven använder programmet eller inte.

Hur håller ni ordning på era licenser i dag?
– Vi har licenshanteringsprogram som hjälper till att hålla koll på licenserna. Men systemen är primitiva. Det krävs mycket manuell kontroll.

Har ni fått påhälsning av mjukvaruföretagen angående era licenser?
– Ja, vi har haft Novell på besök. Men vi kommer inte alls överens. Novell och andra programleverantören dikterar villkoren. Vi försöker hitta andra lösningar med leverantörerna men det går inte.

Vad tycker du bör göras för att förbättra licensmodellerna?
– För oss kunder som försöker administrera licenser finns bara primitiva licens- och inventeringssystem inom sam, software asset management. Jag efterlyser ett licenshanteringssystem som är ”intelligent” och själv kan komma med förslag. Programföretagen bör också komma med idéer och förlag på hur vi kan få en effektivare och mer kostnadseffektiv licensstrategi. I annat fall är molntjänsterna ett alternativ för oss.

Vilket är ditt tips för att hålla reda på licenserna?
– Använd de licenshanteringssystem som finns, ha en manuell hantering och vänta på ett intelligent system.


 Emma Karlsson, avtalshandläggare på Stockholms stad:
Tycker du det är krångligt att hålla reda på era mjukvarulicenser?
– Nej, för vi har satsat resurser på det här. Vi har egna processer och en specialiserad leverantör som hjälper oss med vår licenshantering. Totalt i staden finns drygt 1 200 olika program som är godkända och möjliga att installera på klienterna.

Vad har ni gjort, mer specifikt, för att underlätta licenshanteringen?
– Genom att vi har samlat all information på samma ställe i en licensdatabas underlättas licenshanteringen. Vår licenssamordnare hjälper oss även att hålla reda på licensvillkor och andra bestämmelser.

– Licensinköp görs endast genom en licensåterförsäljare, som genom inventeringsverktyg har information om våra installerade programvaror. Därtill är vi aktiva med information och utbildning inom organisationen. Alla våra beställare ska veta vad som finns och var de beställer licenser.

Har ni fått påhälsning av mjukvaruföretagen angående era licenser?
– Ja, några av de större licensutgivarna har genomfört revisioner hos oss de senaste åren. Det har visat att vi varit något överlicensierade för vissa produkter och saknat några licenser för andra produkter.

Vilket är ditt bästa tips för att hålla reda på licenserna?
– Använd inventeringsverktyg, och samla alla inköp hos en part och bygg upp en licensdatabas. Se också till att tidigare inköpta licenser registreras där, så att ni inte råkar köpa in nya licenser trots att det redan finns outnyttjade licenser i organisationen.



 Kristofer Vallin, it-ansvarig på Linak i Sverige:
Tycker du det är krångligt att hålla reda på era mjukvarulicenser?
– Nej. Vi har ett så kallat EAS-avtal med Microsoft. Där står det tydligt vilka licenser Linak har och hur många anställda som kan använda programmen. Licenserna omfattar allt från kontorspaket till operativsystem. I avtalet ska jag till huvudbolaget rapportera hur många klient- och serverdatorer vi har i den svenska verksamheten. Det gör jag i Excelfiler.

Så ni behöver inte själva hålla ordning på några licenser alls?
– Jo, men en stor del av vår licenshantering är jag inte själv inblandad i eftersom den övergripande hanteringen sköts från huvudbolaget i Danmark. Men jag ansvarar för några andra licenser.

Har ni fått påhälsning av mjukvaruföretagen angående era licenser?
– Jo, från Microsoft fick jag nyligen ett mejl där de bad mig att rapportera vilka typer av Microsoftprogram som vi använder. Jag tror att Microsoft i Sverige inte kände till att Linak i Danmark redan har ett EAS-avtal som inkluderar den svenska verksamheten.



 Läs mer här!
I TechWorld nummer 7 ger vi fler tips och råd om hur du kan ta dig ur licenskaoset och mycket mer. Läs mer och köp som en läsvänlig pdf-fil i IDG-shoppen.

» Till IDG-shoppen