När e-posten svämmar över blir det i många organisationer aktuellt att införa någon form av arkiveringslösning. Ett enkelt sätt att begränsa mängden e-post i ett företag är att ange gränser för hur stora e-postbrevlådorna får bli. Vi tvingar då användarna att rensa bland e-posten på egen hand. Men i vissa fall är den metoden inte lämplig, av juridiska eller andra skäl.

Vi vill därför ofta kunna arkivera vår e-post på serversidan så att databaserna inte växer sig för stora och gör att vi får problem med säkerhetskopiering och återläsningar som tar för mycket tid. Vi vill dessutom gärna ge användaren möjlighet att fortsätta söka efter brev och på egen hand hämta brev från arkivet. Många anser också att det känns bra att kunna lyfta ut brev som sällan eller aldrig används på ett billigare lagringsmedia än snabb och dyr san-disk.

Vi har tittat på fem produkter för arkivering och satt betyg efter våra upplevelser.


exchange


Scenario

I det här testet utgår vi från ett företag med cirka 200 anställda som behöver arkivera sin e-post. Lösningen bör vara lätt att integrera med Exchange och ha ett lättarbetat gränssnitt för användare och administratörer för att minimera underhållet av produkten. Kostnaden är en viktig faktor och produkten bör vara så intuitiv att administrera att ingen särskild utbildningsinsats ska behövas.


Exchange 2010 SP 1


Exchange 2010 innehöll en grundläggande arkiveringsfunktion när den släpptes. Funktionen har förbättrats i SP 1 och man kan nu placera arkivet i en egen separat databas för att kunna använda billigare lagringsmedia och få bättre katastrofhantering.

I och med att det är en inbyggd funktion så finns ingen installation i vanlig mening, utan vi går direkt till konfiguration av funktionen. Först skapar vi en ny databas som ska innehålla vårt arkiv och aktiverar ett arkiv åt vår användare.

Vi vill sedan skapa ett regelverk för att ange hur arkiveringen ska ske. Microsoft har skapat ett antal färdiga regler åt oss – vi behåller dem och gör vissa förändringar för att fylla våra egna behov. Vi anger att alla brev äldre än en vecka ska arkiveras och att användaren själv ska kunna göra specifika undantag från den regeln på egna mappar hon skapar och även på enstaka brev i inkorgen.

Vi samlar dessa inställningar, eller tags som de kallas här, i en policy och applicerar policyn på användaren. Direkt försvinner några brev ur inkorgen och placeras i arkivet. Vi ser också att vi kan ange annorlunda inställningar på enstaka brev så det verkar fungera som det ska.


exchange

Exchange inbyggda arkivering använder policys. Här skapar vi en ny policy som flyttar brev till arkivet efter en veckas tid i inkorgen.


Exchange

I Exchange måste arkivet aktiveras per brevlåda och man kan välja att ha arkivet i en separat databas. Notera också att man kan placera arkivet i molnet.


Exchange

På Outlook 2007- eller 2010-klienten kan vi tilldela ett brev en viss policy, till exempel om ett visst brev aldrig ska arkiveras.


Inställningen följer med
Förutom att användaren själv kan ange när brev ska arkiveras kan hon också ange när ett brev ska raderas. Denna inställning följer med brevet var det än placeras och när den angivna tiden förflutit raderas det.

Vi uppskattar möjligheten att ge användarna makt över hur deras brev ska hanteras. Vi som administratörer har också alltid makten att ta bort taggar så att en användares brev alltid arkiveras eller tas bort som vi önskar utan att användaren kan göra något åt det.

För användaren är det synnerligen enkelt att använda arkivet. Det dyker upp i Outlook 2007, Outlook 2010 och OWA 2010 som en egen nod och mappstrukturen från brevlådan återspeglas i arkivet. Det är också vanliga Outlook som används för att tilldela principer för automatisk borttagning av brev.

Men allt är inte guld och gröna skogar. Varför kan vi inte basera en tagg på att brev har viss storlek eller andra kriterier än just ålder? Med tanke på att det är en funktion från Microsoft själva hade vi också förväntat oss att det skulle finnas ett enklare sätt att flytta in brev från lokala pst-filer som ofta ligger utspridda hos användarna i brist på bättre arkiveringsfunktioner i tidigare versioner av Exchange.


Så gjorde vi testet

Vi skapade en testmiljö baserad på en domänkontrollant med Windows Server 2008 R2 och en separat e-postserver med Exchange 2010 SP 1. Vi anslöt en klient med Windows 7 och Office 2010. Vi valde också att använda en separat, dedikerad server för arkiveringslösningen eftersom det är rimligt att man i verkligheten vill separera arkivet från Exchange-servern och dess databaser för att underlätta katastrofhantering.