HSB sitter sedan några veckor tillbaka i provisoriska lokaler ovanför Pampas marina i Solna, i väntan på att huvudkontoret på Kungsholmen ska renoveras klart. Härifrån hanteras stora mängder information och kontakter med medlemmar, regionkontor och banker.

Hantera – och förenkla
Vi träffar Britt Kjellander som är gruppchef för systemförvaltning på HSB Stockholm, tillsammans med Lotta Andrews, workflow manager på Set Connect, företaget som levererar verktyget Set Connect Agent som HSB använder för att hantera sitt arbetsflöde.
Automatisering handlar alltså om att hantera, och framförallt att förenkla, arbetsflöden och processer. Britt Kjellander förklarar varför automatisering så viktigt för en så stor organisation som HSB.

– Vi hade ursprungligen en önskan om att integrera flera system och läsa in filer och liknande, det var så det började. Vi hade tidigare många manuella kontroller, men ville göra så mycket som möjligt maskinellt. Det kan handla om grundläggande och enkla saker som att vi får ett meddelande om något är fel, det som gör att vi slipper gå in och titta i mappar manuellt varje dag. Man behöver bara titta där man får larm. 

Lotta Andrews håller med och nämner kontrollen av HSB:s egna servrar som ett exempel.

– Nyligen byggde vi in en ny funktion för det. En kollega till Britt ville automatiskt kunna pinga massor av servrar. Inte bara för att se om de lever och dyker upp i nätverket, utan också för att kunna kontrollera att de faktiskt fungerar som de ska. Vi såg därför till att först pingas servern, och om den reagerar och säger att den finns loggar vi per automatik på med en rdp-inloggning. Om den inte fungerar som den ska eller om det inte går att logga in på den skickas det direkt ut ett meddelande till den som ansvarar.


Lotta Andrews från Set Connect och Britt Kjellander på HSB vill automatisera så mycket som möjligt.

Valde redan 1998
HSB har arbetat med Set Connects produkter ända sedan 1998, då man gick över till ett nytt ekonomisystem och saknade kopplingar mot försystem, vilket Set Connect kunde hjälpa till med.

– Det handlar till exempel om många filer som tas emot och läggs in i ekonomisystemet. I ett manuellt läge skulle man först få gå in och se om det kommit några filer, ta emot och kontrollera dem, kanske göra om dem manuellt i någon form av editor innan de kan läsas in i ekonomisystemet där det startas något ytterligare typ av jobb, förklarar Britt Kjellander.

Lotta Andrews berättar att HSB för det här syftet kan skapa en så kallad hot folder som varje halvminut, eller annat önskat tidsintervall, söks igenom efter filer av en viss typ, ändelse eller namn. Hittas en fil som stämmer in på sökfrågan är villkoret för att gå vidare uppfyllt. Då startar nästa del i det automatiska flödet där den aktuella filen behandlas för att till exempel passa in i ekonomisystemet.

– Vi kan till exempel koppla upp oss mot filen och gå in och redigera texten i den och sedan automatiskt dumpa ned den i en databastabell. Det är oftast ganska många ändringar som ska göras i en fil för att den ska passa in i ekonomisystemet. När det är klart och vi ska baka in den i vårt ekonomisystem startar vi även jobbet i affärssystemet. Då läggs det per automatik upp en order på vad som ska göras.


1. I det här exemplet vill HSB skapa en betalning till BGC, Bankgirocentralen. Först måste en fil med rätt information skapas. Det görs genom att ett jobb i affärssystemet Agresso startas, varefter en utfil produceras.


2. När utfilen är klar skickas den automatiskt till en så kallad hot folder där rutinen “Skicka fil till BGC” automatiskt känner av om det kommer in nya filer.
3. Om så är fallet startar nästa del av processen som läser in den aktuella summan i filen och skickar den till ekonomiavdelningen samt sparar en separat logg.
4. Därefter tas en kopia av filen innan den laddas upp till BGC via säker ftp. Skulle något gå fel längs vägen eller om den aktuella summan överstiger det inställda maxbeloppet, stoppas rutinen och ansvarig avdelning får direkt ett meddelande om vad som inträffat.


Fakta

Lotta Andrews, workflow manager på Set Connect:

– Man kan se på det på olika sätt. Alla företag har automatiserat mer eller mindre. Många har VB-skript, bat-filer, exe-filer, java-skript, Dotnet-skript och annat utspritt i sin miljö. En del ligger i Windows-schemaläggaren och en del ligger i skript och procedurer i olika databaser. Kruxet är att när man summerar alla små fiffiga lösningar brukar det bli flera hundra stycken, och ingen i organisationen vet var eller varför de körs eller vem som skapat dem. När något plötsligt går fel är det svårt och tidskrävande att hitta och lösa problemet.

Poängen med en produkt för ändamålet är att samla allt på ett ställe, få larm vid fel samt att ha tillgång till tydliga loggar. Det man automatiserar resulterar i färre fel och eliminerar den mänskliga faktorn.

Det är viktigt att man parallellt med automatiseringsprojektet ställer krav på inbyggd dokumentation där man får sina flöden beskrivna på ett bra och överskådligt sätt.

Vi har kommit till den tid då dataåldern fått några år på nacken och många som skapat lösningar går i pension. Det är en betydande risk att inte ha kontroll.

Agent är ett verktyg för arbetsflödeshantering. Det samlar funktioner för övervakning, automatisering, integration med andra system och effektivisering av schemalagda aktiviteter under ett och samma tak.

Systemet är uppdelat i konfigureringsverktyget Configuration Manager och ett aktivt program som övervakar arbetsmiljön kallat Daemon. Programmet körs i Windows-miljö från en server och kan samverka över intranät med arbetsstationer och över internet med andra företag, databaser, myndigheter och olika datasystem.

Agent kan bland annat göra följande:

  • Filhantering på ett ställe
  • Kontroll av fildistribution
  • Databashantering
  • Automatisk diskrensning
  • Start av jobb i andra system efter givna villkor (kommunikation med andra system)
  • Skapa standardformulär i olika format
  • Automatisk analys av loggar från systemen i nätverket
  • Larm vid fel
Exempel på tillämpningar:
  • Utföra uppgifter vid särskilda tidpunkter

  • Mappning av in- och utdata till olika format
  • Förändringar i in- och utdata

  • Länka kedjor av händelser som ska inträffa vid vissa förutsättningar. En händelse kan till exempel vara att en fil finns i en speciell mapp eller på en ftp-server eller att en databastabell uppfyller vissa villkor.

  • Kontrollera systemets hälsa

  • Kontrollera dataflöden

  • Skapa xml-filer och andra format från alla källor
  • Översätta xml-filer till textfiler, databastabeller eller andra format
  • Arbetsflöden för elektroniska fakturor
Agent är en öppen lösning med tilläggsmoduler och möjligheter att skapa egna skript för olika behov. Set Connect samarbetar med till exempel med Agresso, vilket gör att det går lätt att integrera Agent i det vanligt förekommande ekonomisystemet.