HSB sitter sedan några veckor tillbaka i provisoriska lokaler ovanför Pampas marina i Solna, i väntan på att huvudkontoret på Kungsholmen ska renoveras klart. Härifrån hanteras stora mängder information och kontakter med medlemmar, regionkontor och banker.

Hantera – och förenkla
Vi träffar Britt Kjellander som är gruppchef för systemförvaltning på HSB Stockholm, tillsammans med Lotta Andrews, workflow manager på Set Connect, företaget som levererar verktyget Set Connect Agent som HSB använder för att hantera sitt arbetsflöde.
Automatisering handlar alltså om att hantera, och framförallt att förenkla, arbetsflöden och processer. Britt Kjellander förklarar varför automatisering så viktigt för en så stor organisation som HSB.

– Vi hade ursprungligen en önskan om att integrera flera system och läsa in filer och liknande, det var så det började. Vi hade tidigare många manuella kontroller, men ville göra så mycket som möjligt maskinellt. Det kan handla om grundläggande och enkla saker som att vi får ett meddelande om något är fel, det som gör att vi slipper gå in och titta i mappar manuellt varje dag. Man behöver bara titta där man får larm. 

Lotta Andrews håller med och nämner kontrollen av HSB:s egna servrar som ett exempel.

– Nyligen byggde vi in en ny funktion för det. En kollega till Britt ville automatiskt kunna pinga massor av servrar. Inte bara för att se om de lever och dyker upp i nätverket, utan också för att kunna kontrollera att de faktiskt fungerar som de ska. Vi såg därför till att först pingas servern, och om den reagerar och säger att den finns loggar vi per automatik på med en rdp-inloggning. Om den inte fungerar som den ska eller om det inte går att logga in på den skickas det direkt ut ett meddelande till den som ansvarar.


Lotta Andrews från Set Connect och Britt Kjellander på HSB vill automatisera så mycket som möjligt.

Valde redan 1998
HSB har arbetat med Set Connects produkter ända sedan 1998, då man gick över till ett nytt ekonomisystem och saknade kopplingar mot försystem, vilket Set Connect kunde hjälpa till med.

– Det handlar till exempel om många filer som tas emot och läggs in i ekonomisystemet. I ett manuellt läge skulle man först få gå in och se om det kommit några filer, ta emot och kontrollera dem, kanske göra om dem manuellt i någon form av editor innan de kan läsas in i ekonomisystemet där det startas något ytterligare typ av jobb, förklarar Britt Kjellander.

Lotta Andrews berättar att HSB för det här syftet kan skapa en så kallad hot folder som varje halvminut, eller annat önskat tidsintervall, söks igenom efter filer av en viss typ, ändelse eller namn. Hittas en fil som stämmer in på sökfrågan är villkoret för att gå vidare uppfyllt. Då startar nästa del i det automatiska flödet där den aktuella filen behandlas för att till exempel passa in i ekonomisystemet.

– Vi kan till exempel koppla upp oss mot filen och gå in och redigera texten i den och sedan automatiskt dumpa ned den i en databastabell. Det är oftast ganska många ändringar som ska göras i en fil för att den ska passa in i ekonomisystemet. När det är klart och vi ska baka in den i vårt ekonomisystem startar vi även jobbet i affärssystemet. Då läggs det per automatik upp en order på vad som ska göras.


1. I det här exemplet vill HSB skapa en betalning till BGC, Bankgirocentralen. Först måste en fil med rätt information skapas. Det görs genom att ett jobb i affärssystemet Agresso startas, varefter en utfil produceras.


2. När utfilen är klar skickas den automatiskt till en så kallad hot folder där rutinen “Skicka fil till BGC” automatiskt känner av om det kommer in nya filer.
3. Om så är fallet startar nästa del av processen som läser in den aktuella summan i filen och skickar den till ekonomiavdelningen samt sparar en separat logg.
4. Därefter tas en kopia av filen innan den laddas upp till BGC via säker ftp. Skulle något gå fel längs vägen eller om den aktuella summan överstiger det inställda maxbeloppet, stoppas rutinen och ansvarig avdelning får direkt ett meddelande om vad som inträffat.