Bostadsjätten vill automatisera allt

Risk för olagligheter
Lotta Andrews tillägger att filerna egentligen kan komma in i systemen när som helst och att det därför är viktigt hålla ordning på vilka filer som ska till vilka system. Hon nämner också en av flera risker som finns med manuell hantering av till exempel kontantflöden.

– Alla som har ett affärssystem har ett betalningsflöde. Det är faktiskt livsfarligt att köra det manuellt. Jag tror inte att företag i Sverige är medvetna om att de gör något olagligt om de framställer en fil som ska till betalning i sitt betalsystem och sedan tar filen i efterhand och kör Pagero eller något liknande på den för att slutligen sätta sitt sigill på filen och skicka till Bankgirocentralen. Det är ett allvarligt brott som få revisorer ens fattar. Man får inte göra så, eftersom jag i mellanläget där kan gå in och ändra filen och sätta dit mitt eget konto innan jag sätter dit sigillet. Och eftersom jag är konsult kan jag också bevaka när filen kommer tillbaka och ändra igen så att allt ser bra ut. HSB är dock en vaken organisation och har sett till att här sker i ett enda svep så att det inte finns en möjlighet att gå in och manipulera.
 
Britt Kjellander förklarar att alla flöden för betalningar och kopplingar till banker har byggts upp helt och hållet automatiserat. 

– Men vi måste också ha koll på vad vi skickat. Därför har vi till exempel ställt in att systemet ska varna om en betalning överstiger ett visst belopp, och att vi vill ha en timme på oss att kontrollera om något ser konstigt ut så att vi hinner ta kontakt med de olika betalningsinstituten. Alla de här kontrollerna har vi lagt in i våra rutiner. 

Så färskt som möjligt
En annan viktig funktion som HSB behöver är att de olika regionerna och föreningarna hela tiden ska ha tillgång till så färsk information som möjligt. En bostadsrättsförening ska till exempel kunna se sina aktuella betalningar så fort de har gått iväg.

För ett företag där alla befinner sig på samma fysiska plats är det lättare att få en överblick över infrastrukturen och de processer som körs, och därigenom hålla allting uppdaterat. Kanske har man ett fåtal servrar i byggnaden som kopierar information mellan varandra och några system som ska kunna prata med varandra. För HSB som är utspridda över hela landet med många servrar som hela tiden ska hållas uppdaterade krävs lite mer jobb.

Knepigt läsa varje natt

– HSB har en portal där bostadsrättsföreningar kan logga på och se sin information. Att ladda data varje natt till en annan server för att de ska få tillgång till sina aktuella transaktioner kan vara knepigt. Därför finns det i programmet också verktyg där du kan specificera exakt vilka tabeller, texter eller andra filer som du vill flytta över, säger Lotta Andrews.

Verktyget läser sedan in den aktuella informationen och dumpar över den till den andra servern. Det HSB också har gjort för att få det att gå ännu lite snabbare, är att skapa en bulkfunktion så att inte allt behöver läsas om varje gång.

– Sedan finns det ju givetvis HSB-avdelningar utanför Stockholm. Då läser vi ut den här enorma mängden data och sedan ftp:ar vi automatiskt över den till de andra servrarna där de lika automatiskt packas upp så att det är uppdaterat och klart. Och det här är ett oerhört viktigt jobb. Det är ju inte så att det ska funka ibland. Det ska, och måste, funka. Punkt, säger Lotta Andrews. 

Men finns det inte massor av program som gör de här sakerna? Ta emot, skicka och säkerhetskopiera något låter inte som ett så avancerat flöde. Lotta Andrews förklarar:

– Det finns ju inget som den här produkten gör som ingen annan kan, men det samlar allt på ett ställe så att du får en helt klar bild över vad du håller på med. Jag skulle inte våga tänka hur jobbigt det skulle vara om man hade några skript i Windows Scheduler och några i SQL Manager och några i något annat. Vi brukar dessutom säga till våra kunder att ”det vi inte kan göra, det får du om en vecka”. Om det är något de saknar så ingår det i nästa release. Det fina är att uppdateringarna är gratis, du behöver alltså bara betala programmet en gång.