It-avdelningen kopplar järngrepp på mobila klienter

I takt med att smarta telefoner blir vanligare ökar kraven på arbetsgivarna. Anställda nöjer sig inte med en Nokia E55 eller Sony Ericsson Elm. De vill ha en enhet som erbjuder enkel åtkomst till företagets e-post, kalender, adressbok, dokument och interna applikationer.

Om det inte erbjuds är det lätt hänt att det är den egna mobiltelefonen som gäller även på jobbet. Och en arbetsenhet vill man givetvis kunna synkronisera med alla sina data. Det kan innebära att it-folket får administrera en uppsjö av enheter som man vet lite – eller ingenting – om.

I grund och botten kan störtfloden av smarta enheter vara något väldigt positivt. Telefonerna gör det enklare för medarbetare att alltid ha tillgång till den information och de funktioner som behövs för att klara av arbetet. I många yrkesroller kan det dessutom ge extra möjligheter.

Låt fienden bli din vän
Många företag har därför medvetet integrerat de smarta nallarna i det dagliga och det är inte storleken på företaget som avgör om det förekommer eller inte, enligt Telenor som har stor vana av den här typen av lösningar. Det är typen av tjänster som styr.

– Det är sälj- och servicepersonal som är först med att se fördelarna. Till exempel använder larminstallatörerna på Securitas Direct sin telefon för att driftsätta och konfigurera smarta larm, säger Thomas Sparrmo på Telenor.

Ett annat exempel är Projectplace, där alla anställda har varsin Iphone. Det gör att säljare ständigt har tillgång till nödvändiga data och att marknadsmänniskor ständigt är uppkopplade till sociala medier för att hålla fingret på varumärkets puls. Det hade varit svårt med bara en bärbar dator.

I och med att företaget erbjuder enheterna slipper it-driften fragmentering, men tyvärr har långt ifrån alla it-avdelningar hängt med i svängarna. Ofta är det vilda västern som gäller i nätverket. Användare ansluter okända klienter och plockar ut data som inte bör finnas på olåsta enheter. Dessutom kan telefonen vara en experimentmaskin på fritiden, vilket kan leda till att oönskade gäster följer med till jobbet.

Så hanterar vi smarta telefoner hos Telenor

Blir smarta enheter vanligare på företag? Thomas Sparrmo, Telenor:

– Mycket vanligare. Inte minst eftersom ett bredare utbud gör smartphones tillgängliga för fler typer av anställa. Vi ser en mycket stark tillväxt för pekskärmar. Populära enheter är naturligtvis Blackberry, Iphone och en rad telefoner baserade på Android.

Är det framför allt företagen eller de anställda själva som köper de smarta telefonerna?

– Det är fortfarande främst företagen, men det blir allt vanligare att anställda själva köper dem, eftersom man värderar dem så högt. Det kommer att bli vanligare att anställda kommer med sin egen smarta telefon och vill kunna koppla upp den mot till exempel företagets mejlsystem och intranät.

Vad bör företag införa för rutiner och regler kring smarta telefoner och surfplattor?

– I takt med att smarta telefoner och läsplattor blir mer avancerade och innehåller mer information blir det viktigt att företagen ser över sin informationshantering på dem, och att man installerar någon form av så kallad device management-system. Det är även viktigt att säkra anslutningen mellan företagets server och den mobila enheten. Det kommer fler och fler program och lösningar för just det här.

Din kontroll minskar
Många administratörer upplever smarta telefoner som något besvärligt, men mycket talar för att de måste leva med den nya tekniken vare sig de vill det eller inte. Det är något som säkerhetsexperten Bruce Schneier kallt konstaterar.

– Det spelar ingen roll om det är en bra idé eller inte. Mobila enheter är framtiden, så är det bara. It-avdelningarna kommer att få mindre kontroll över användarnas enheter och det gäller att göra det bästa av situationen, säger han.

"Symbian dominerar
fortfarande, men har
tappat greppet"

Om det inte finns någon plan på företaget ännu är det dags att titta närmare på hur hanteringen bör ske. Att låta alla användare fritt och oövervakat koppla in enheter på nätverket är ingen bra idé, men med god framförhållning går det att sätta stopp för många av de vanliga fällorna.

Bruce Schneier

De fem stora plattformarna för smarta mobiler är Symbian, Android, IOS, Blackberry och Windows Mobile. Symbian dominerar fortfarande på marknaden, men har tappat greppet. Nu är det framför allt Google och Apple som skördar framgångar. RIM, företaget bakom Blackberry, försöker behålla sin ställning på företagen, medan Microsoft försöker vända en vikande trend med en nystart.

Det plattformarna har gemensamt är att de alla går att koppla in på företagets nät och ansluta till Exchangeservern på insidan. Alla har sina respektive för- och nackdelar, men är relativt lika rent tekniskt. Valet beror därför oftare på smak än någon funktionell fördel.

Så hanterar vi smarta telefoner hos Projectplace

Har ni några särskilda rutiner eller regelverk för att hantera telefonerna? Pelle Hjortblad, Projectplace:

– Ja, vi har en enkel men tydlig och säker policy som har gjort att vi inte har råkat ut för några negativa överraskningar.

Är det svårare att administrera det lokala nätet när telefoner nu är en del av landskapet?

– Nej, tvärtom. Det har blivit lättare. Inte minst eftersom vi gav alla anställda samma telefonmodell.

Vilka är de främsta fördelarna med att låta anställda ha en smart telefon?

– Att alla har en Iphone ger en närhet till allt som har med jobbet att göra; Projectplaceapplikationen, e-posten, kalendern och mer därtill. Våra säljare använder Salesforce mycket och marknadsavdelningen nyttjar både Twitter och Facebook för att öka vår närvaro i sociala medier.

Telefoner är också klienter
I grund och botten är smarta telefoner och surfplattor inte något annat än klienter i en ny tappning. Från administrationsperspektiv finns därför ingenting som egentligen skiljer dem från till exempel en bärbar dator. Därför bör de så långt det går omfattas av samma regelverk som övriga enheter på företaget.

Vad det handlar om är att sätta upp riktlinjer för hur enheten ska få användas. Krav på lösenord med viss komplexitet, automatisk utloggning, tid mellan byte av lösenord och låsning vid flera felaktiga inmatningar är några exempel. Men det är också viktigt att definiera vilken typ av information som får lämna företagets väggar.

Vill man undvika att data sparas på telefonen är molnapplikationer en möjlighet. Tjänster som går att nå via nätet skyddar information mot situationer där den dumma terminalen försvinner. Problemet är å andra sidan att nätåtkomst då måste finnas tillgänglig i alla situationer.

En annan möjlighet är att använda lösningar som gör det möjligt att radera telefonens innehåll på distans. Mängder av telefoner glöms, tappas eller stjäls och det är ett stort problem, eftersom data som ligger på enheten kan vara av väldigt kritiskt för ägaren. Ahmed Datoo på Zenprise har varit med om det.

– En av våra kunder tappade sin telefon på en flygplats i Florida. Två dagar senare upptäckte vi att telefonen startades i Las Vegas. Tack vare vår mjukvara i kombination med ett regelverk kunde vi omedelbart radera all känslig företagsdata.

Det här går dock inte att göra hur som helst. Det finns ett juridiskt problem om telefonen inte ägs av bolaget. Då gäller det att användaren har godkänt sådana drastiska åtgärder. Att tömma en avskedad persons klient kan därför vara mycket känsligt, även om informationen tillhör organisationen.

Skydda även där hemma
En förlängning av det här är kryptering. Om känslig information lagras på enheten är det bäst att ha funktioner för det. Det gäller också att se till så att säkerhetskopiorna är skyddade på samma sätt, inte minst om användaren även ansluter telefonen till datorn hemma.

Även kommunikation med det interna nätet bör skyddas, precis som för vanliga pc. All kommunikation går att avlyssna. Lösningen är att installera någon form av vpn-teknik som ser till att uppkopplingen är krypterad.

Ett annat problem är att det finns massor av roliga program till de nya telefonerna som inte nödvändigtvis alltid är snälla. En lösning är att låsa enheten till att bara kunna köra givna applikationer. Alternativt skyddar man nätverket från telefoner som är modifierade på något sätt.

Men det gäller att lägga ribban lagom högt. Ett problem med policyer är att om de är för restriktiva kommer användare att gå runt dem på ett eller annat sätt. Det har säkerhetsexperten Bruce Schneier sett många exempel på och även här tycker han att det är viktigt att gå användarna till mötes för att slippa interna rebeller.

Nästa fråga är om alla operativsystem och telefonvarianter ska accepteras på nätverket. Om företaget godkänner att användare har telefoner med sig är risken stor att det kommer att bli många olika varianter. Då gäller det att hitta en minsta gemensamma nämnare.

Monopolet brast
För homogena miljöer finns det ofta specialbyggda produkter som levereras av plattformsägaren. Ett exempel är Blackberry Enterprise Server som mer än väl klarar att hantera enheter från RIM, men i blandmiljöer är det onödigt komplicerat att ha en anpassad lösning per operativsystem.

 
Thorsten Hesse

– Blackberry har haft nära nog monopol på större företag. Men Iphone ändrade på det här och på våra nedladdningar ser vi att Android växer starkt. Mycket tyder på att blandlandskap kommer att bli allt vanligare och då gäller det att knyta ihop dem i ett administrationsverktyg, säger Thorsten Hesse på mobiltjänstleverantören Cortado.

I de här fallen kan det ibland räcka med Exchange Activesync för att administrera alla enheter. Om mer avancerade regeluppsättningar behövs finns det däremot verktyg som är bättre lämpade för att ta hand om marknadens vanligaste alternativ.

"Blandlandskap kommer
att bli allt vanligare"

Ett av de mer populära alternativen är Zenprise, ett företag som har inriktat sig på att lösa detta problem åt it-avdelningarna. Till exempel har man lösningar för att automatiskt konfigurera och övervaka enheter och även övervaka kostnader kopplade till telefonerna. Andra exempel är Boxtone och Conceivium som erbjuder snarlika produkter. Samtliga ger dig ett enhetligt verktyg för att ta hand om flera olika varianter av operativsystem

Klungan som är apple hack i häl

Tabletdatorer har är långt ifrån någon ny företeelse. It-fantaster med gott minne kommer kanske ihåg IBM:s första Thinkpad från början av 90-talet, men trots stort stöd från Microsoft har de aldrig slagit igenom. Förrän nu. Precis som med smarta telefoner lyckades Apple ta ett befintligt koncept och finslipa det rejält, men konkurrenterna är inte sena att svara.

Apple Ipad och IOS
Nu äntligen i Sverige även officiellt. Apple har visat att det finns en marknad. 15 miljoner Ipad såldes under förra året och förväntningarna är att den siffran kommer att växa rejält framöver.


Samsung Galaxy Tab och Android
Google är den största utmanaren till Apple. Det finns flera alternativ, men Samsungs Galaxy Tab är den som rönt mest uppmärksamhet så här långt, trots att de använder en version av Android som inte är anpassad till tabletdatorer. Cisco Cius är den Android-enhet företagen främst väntar på.


HP Slate 500 och Windows 7
Microsoft har tröskat på med Windows på surfplattor i snart tio år utan att få något genombrott, men det hindrar dem inte från att fortsätta försöka. Slate 500 har sålt oväntat bra, men framtiden ser mörk ut.


Blackberry Playbook
Blackberry har inte fått det massiva fäste i Europa som de har i Nordamerika, där de dominerar på företagssidan. Det gör inte produkterna mindre spännande. Surfplattan är inte släppt än, men intresset är stort på bolagssidan.


HP Palm Tablet och Web OS
Många anser att Palms operativsystem är det som ojusterat fungerar bäst för en surfplatta.

Nu när HP har köpt företaget finns det resurser att bygga en enhet. Ännu är inget visat, men ryktena är många. Precis som förväntningarna. 

Lösningarna blomstrar
Det finns också bolag som skapar andra typer av lösningar som underlättar för både it-avdelning och användare. Wavesecure fokuserar på säkerhet för Android medan Cortado Workplace erbjuder åtkomst av klienten från den smarta telefonen och teknik för utskrifter.

Oavsett vilket eller vilka alternativ man väljer gäller det att ha någonting på plats. Det är viktigt att garantera säkerheten på företagen, även om man inte längre har monopol på inköpen.

En annan produkt som kan bli aktuell är den interna marknadsplatsen för applikationer. När telefoner med kraft blir vanligare blir det också mer självklart att bygga anpassade lösningar för personalen. I synnerhet som det inte är självklart att webbversionen fungerar bra med de mobila läsarna.

Tyvärr är det inte alltid helt enkelt att få till denna funktionalitet. Ofta är telefonerna låsta för att hindra just sådana ingrepp. Apple begränsade dessutom länge tillgången till sitt utvecklingsprogram till företag med fler än 500 anställda, men det kravet slopades i slutet av 2010.

Microsofts har teknik som passar de äldre versionerna, och uppdateringar är på väg. För Android är det ofta fritt fram för användaren att ladda enheten efter eget huvud.

Så hanterar vi smarta telefoner hos IDG

Hur hanterar ni privata enheter som dyker upp i nätverket? Niclas Söderlund, IDG:

– Vårt trådlösa nätverk är uppdelat i tre ssid, varav ett är helt fritt men hårt nedstängt till port 80. Mobiltelefoner och andra mobila enheter får köra på detta öppna nät.

Använder ni några speciella verktyg för att administrera mobiltelefoner?

– Vi har inte någon officiell support av mobiltelefoner på it-avdelningen, men det är naturligtvis en del sådan hjälp ändå. Vi
tittar också på en vpn-lösning som har en modul för att ta över en smartphone och ge distanssupport.

Vilka riktlinjer har ni satt upp?

– Vi har inga speciella regler för mobiltelefoner, förutom att vi på it-avdelningen reglerar och tillhandahåller olika tjänster mot vår e-post- och kalenderfunktion. Och endast datorer som vi har installerat och godkänt får ansluta sig till vårt AD.

Paddorna förökar sig
I dag är det framför allt smarta telefoner som vi ser dyka upp i nätverken, men en annan kategori av enheter är på väg med stormsteg: surfplattorna. I Sverige var det Samsung som tog första klivet med sin Galaxy Tab och när Apple släppte Ipad blev intresset rekordstort. Det lär inte sjunka när ännu fler modeller dyker upp på marknaden.

Även det amerikanska it-analysföretaget Gartner har noterat trenden och rekommenderar högre chefer att skaffa någon form av surfplatta. Varför släpa med sig en dator till säljmötet eller presentationen? Men precis som när det gäller smarta telefoner varnar Gartner dock it-cheferna för att den här nya typen av produkter är någonting de i allt större utsträckning måste anpassa verksamhet för.

Så hanterar vi smarta telefoner hos Omegapoint

Är smarta telefoner ett säkerhetsproblem? Vad kan man i så fall göra åt det? Per Erngård, Omegapoint:

– Det finns risker, men också möjligheter; precis som för bärbara datorer. Rätt hanterade kan smarta mobiltelefoner vara produktivitetshöjande verktyg, men man måste se till att skydda sig mot skadlig kod, skydda data i vila, skydda data i transport med mera.

Vad bör företag införa för rutiner och regler?

– Smarta mobiltelefoner och läsplattor har snarlik funktionalitet som en klient-pc och behöver därför hanteras med både skrivna och tekniska regelverk. Den information som skickas till och via dessa platt-formar – till exempel e-post, Dropbox, vpn-användning – bör regleras i en policy och därmed skyddas på liknande nivå sätt som till exempel bärbara datorer. Om man inför för krångliga regler kan det hämma produktiviteten och då kanske användarna tar med egna telefoner i stället och kopplar upp till systemen.

Hur ser er egen it-miljö ut när det gäller smarta mobiltelefoner?

– Vi har ett gästnät och där går det bra att koppla in klienter. Givetvis kommer alla användare av smarta telefoner åt nödvändig intern information var de än befinner sig.

TechWorlds slutsats

Det här är bara början på revolutionen. Små, smarta enheter kommer att bli allt vanligare och allt fler kommer att vilja koppla in sig på företaget med sin egen enhet.

"Små, smarta
enheter kommer att
bli allt vanligare"

I takt med det kommer också it-avdelningarna att vänja sig, men det finns absolut ingen anledning att vänta. Det gäller att redan nu försöka ta kontroll över it-miljön och se till att stoppa oönskat användande och samtidigt förstärka alla de positiva sidorna som nyheterna bär med sig.