Den svenska arbetsplatsen förändras. Öppna kontorslandskap blir allt vanligare och vattentäta skott mellan ett företags avdelningar suddas ut. Inte bara fysiskt, utan också organisationsmässigt, där individer kan byta arbetsplats och avdelning eller projekt snabbare än någonsin förr. Hur arbetsplatsen ser ut och fungerar har de senaste åren förändrat sättet man måste se på uppsättning och drift av it-miljön.

– Kontoren krymper. Inte i antal människor, men i yta och struktur, säger Thomas Landergren, affärsutvecklare på Carl Lamm.

Ett exempel på ett företag i ständig för-ändring är IDG, förlaget som ger ut TechWorld. Alla anställda sitter i ett öppet kontorslandskap och byter ofta både arbetsplats och avdelning. Arbetsuppgifterna är också vitt skilda, med allt från reportrar och formgivare till säljare och marknadsförare, och utskriftsbehoven varierar. Vi bad fyra skrivarleverantörer komma med varsitt förslag på en heltäckande utskriftslösning som passar IDG. Vi fick fyra väldigt olika förslag tillbaka, läs mer om dem nedan.

Ett kontor – fyra olika skrivarlösningar
Att disponera en komplett utskriftslösning på en större arbetsplats är en bedömningssport utan absoluta svar. Det är flera faktorer som spelar in och beroende på hur man prioriterar kan det hela komma att se ganska olika ut. Ett flertal maskiner jämt spridda bland personalen kan hjälpa till att minska spring i korridorerna och risken för arbetsmässiga flaskhalsar. Samtidigt innebär fler enheter mer jobb för den som sköter administration och underhåll än ett fåtal maskiner med högre kapacitet.

Vi bad skrivarleverantörerna Lexmark, HP, NRG och Carl Lamm att komma med förslag på hur IDGvår egen arbetsplats IDG skulle kunna utrustas med en färsk uppsättning skrivare eller kopiatorer. Här har vi koncentrerat oss på tillgänglighet och arbetsmiljö kontra underhåll och administration med en maskinpark som täcker våra nuvarande totala utskriftsbehov.

  • Hur ser fördelningen mellan små och stora maskiner ut?
  • Hur tillgodoses olika avdelningars behov av färgutskrifter, kopiator och olika medieformat?
  • Hur placerar man maskinerna för bästa tillgänglighet och minsta störning av övrigt arbete?

En tumregel för placering av skrivare har länge varit den så kallade 25-metersregeln. Det ska vara smärtgränsen för hur långt bort från sin arbetsplats en användare kan tolerera att skrivaren eller kopiatorn står. Man behöver trots allt en viss gruppering av användare per enhet för att maskinkostnaderna inte ska skena och i traditionella kontor med enskilda rum och korridorer har den siffran fungerat bra som kompromiss.

I vårt öppna kontorslandskap har vi inte riktigt det dilemmat. Här sitter folk tätare och har lättare att röra sig. Därför blir det snabbt fler personer på en skrivare, och därmed har man möjligheten att placera dem tätare eller ställa ut färre maskiner med högre kapacitet.

På skissen nedan syns hur leverantörerna har tänkt placera skrivarna.
Förslag från Lexmark: I Lexmarks lösning ser vi många svartvita skrivare och multifunktionsmaskiner, med ett fåtal enskilda skrivare för färg där det behövs. En nätverkskrivare och en liten multifunktionsmasjub står ofta i par och delar på jobbet för en avdelning. Tillgången till utskrifter A3 är begränsad till en stor färgmultifunktionsmaskin på plan 2. Den får också täcka redaktionernas behov av färgutskrifter, då övriga skrivare är svartvita.

Förslag från HP


Det mest decentraliserade förslaget, med mindre A4-multifunktionsmaskiner för färg eller svartvitt som det dominerande inslaget. Även här är A3-tillgången begränsad. En maskin för A3-utskrifter i färg finns, men annars är det A4 som gäller. Stor vikt har lagts vid att minimera avståndet mellan användare och skrivare, vilket gör att antalet maskiner är ganska stort.

Förslag från NRG


En lösning med få maskiner och framför få olika sorters maskiner. NRG väljer en stor färglaser och två varianter med kopiatorfunktion. Alla maskiner hanterar färg och A3 och skillnaden mellan de två multifunktionsmodellerna är endast att den ena är av en långsammare modell, 25 sidor per minut jämfört med 45 sidor.

De långsammare enheterna är tänkta att stå där tempot är lägre. Enda undantaget är receptionen, där även NRG vill ställa en liten skrivbordsmultifunktionsmaskin.


Förslag från Carl Lamm


Här är antalet olika skrivarmodeller nere på en enda. Carl Lamm vill ställa samma maskin i hela huset. Några av dem kommer att utrustas med tillägg för fax, man annars är de iden-tiska. Det handlar om en multimaskin med färglaser och en hastighet på 25 sidor i minuten. Både NRG:s och Carl Lamms förslag innebär betydligt färre maskiner, 16 stycken jämfört med 18 från HP och hela 21 från Lexmark. Det ökar gångavståndet för en del användare, men det är med god marginal under 25 meter.

I alla förslag rekommenderar leverantörerna en så kallad follow me-lösning med användaridentifiering vid skrivaren för att få ut dokumenten. Förutom ökad dokumentsäkerhet och en minskning av onödiga utskrifter som går direkt från skrivare till papperskorg har en sådan lösning en annan fördel.

När dokumenten lagras på en central skrivarserver i stället för ute i maskinerna behöver en användare inte välja en speciell maskin att skicka utskriftsjobbet till och han eller hon kan gå till vilken skrivare som helst och få sidorna utskrivna. Om den vanliga maskinen är upptaget med ett utskriftsjobb går man helt enkelt till nästa.

klicka för större bild



Från pappersspott till centralnav


Det har hänt en hel del i skrivarbranschen de senaste åren. Skrivarna har gått från att vara rena pappersspottarmaskiner till att bli navet i ett större dokumenthanteringssammanhang. Personliga skrivare i kontorsrum för en person blir allt färre och sättet att se skrivarna på kontoret som hårdvara, och inte som en tjänst, börjar också gå ur tiden. Samtidigt är det människor med samma behov av en smidig arbetsmiljö som jobbar på arbetsplatserna.

– En it-avdelning på en större arbetsplats brottas i dag ofta med ett stort problem, tre saker som tar upp alldeles för mycket av deras tid. Tre saker som de anställda förväntar sig ska fungera och som direkt stör jobbet för många när det kärvar. De ska kunna skicka e-post, de ska kunna komma åt webb och intranät och de ska kunna skriva ut och kopiera, säger Thomas Landergren på Carl Lamm.

Fungerar de tre sakerna minskar arbets-bördan för it-avdelningen avsevärt och den kan ägna sig åt förbättrande och förebyggande arbete i stället för brandsläckning. Därför väljer många företag att outscourca olika delar av sin it-miljö.
Skrivardrift är en av dessa delar.

Det finns stora förtjänster i att övergå till en enhetlig maskinpark och att lämna över ansvaret av drift och underhåll till en utomstående leverantör. Samtidigt är det en del av verksamheten som kan vara en svår omställning och ofta tänker användare fortfarande i gamla banor.

– Vi får ofta beställningar som fokuserar helt på hårdvaran. En kund vill ha si och så många maskiner av den och den modellen och sedan är det inte mer med det. I ett sådant fall är det ofta värdefullt både för oss och för kunden att höra efter om de har tänkt igenom detta, vilket mål de har med investeringen och om detta är det bästa sättet för dem att nå det målet, säger Thomas Landergren.
Ett annat problem Thomas Landergren ibland stöter på är att många individer gärna vill hålla kvar vid sina personliga skrivare.

– Antingen för att de av lättja vill ha utskrifter på nära håll eller för att de upplever det som en säkerhetsrisk att deras utskrifter kommer ut på mer allmänna skrivare. Då gäller det att visa de möjligheter som finns i moderna system för säkra utskrifter och åtkomstkontroll och att det i själva verket inte blir mer obekvämt för användaren.

Analys blandar hårt och mjukt


Ett av de vanligaste målen med en uppstramning av skrivarparken är det ekonomiska. Ett företag misstänker att de betalar för mycket för drift och underhåll, att det skrivas ut för mycket i onödan eller att själva sidkostnaden är för hög.
Därför startar de en analysprocess med en kartläggning av arbetsplatsens nuvarande skrivarlösning enligt modellen tco, från början framtagen av Gartner, och sedan utvecklad vidare för olika branscher.

Tco står för total cost of ownership, alternativt total cost of operation, och inbegriper alla kostnader, personalresurser och övrigt som är knutet till ägande, användande, skötsel och administration av maskinerna. Här räknar man in allt från toner- och servicekostnad till arbetsbelastning för personal, energiåtgång och lokalutrymme.

Driftstopp kan vara boven


Med denna kartläggning är det lättare att se var de ekonomiska problemen ligger. Det är ingen ovanlig situation att en arbetsplats tror sig ha problem med för höga utskriftskostnader, men efter en ordentlig genomgång upptäcker att det är driftsstopp i maskinerna och ineffektiv felhantering som är det största problemet. Det förberedande arbetet består annars av två delar. Dels denna tco-analys, dels en genomgång av en organisations mer mjuka värden. De är betydligt svårare att sätta siffror på. Homan Elfström är produktchef för program och tjänster inom Office Solutions på Canon. Han berättar att de kunder som hör av sig oftast är angelägna om att få hjälp med just denna del.

– I grund och botten handlar det om att identifiera vilka mål kunden har med denna investering och hur de i framtiden vill arbeta med utskrifter och dokument, säger han.

Länsförsäkringar kastade ut två av fem skrivare
Två hus, 1 600 medarbetare och flera hundra skrivare och kopiatorer. Länsförsäkringar AB:s (LFAB:s) lokaler på Tegeluddsvägen i Stockholm är ingen liten uppgift att hålla reda på. Nätverksskrivare och multi-funktionsmaskiner är utställda i 52 små maskinrum fördelade på alla våningsplan.

Reijo SilanderReijo Silander har lett arbetet med att rensa i LFAB:s skrivpark.

Ett problem har varit att hålla reda på alla maskiner. Reijo Silander från Ontrax AB, projektledare för arbetet med att rensa upp i skrivarparken, berättar:

– Vi ville rensa upp bland skrivarna för att stora delar av maskinparken var föråldrad. Fler anställda behövde till exempel tillgång till dubbelsidig utskrift. Men framför allt var inte maskinparken samordnad.
It-enheten hade ansvar för nätverksskrivare och affärsstödsenheten hade ansvaret för kopiatorer. I samband med interna flyttar flyttades skrivare och kopiatorer runt i husen. Fattades det skrivare beställde avdelningarna utan samordning nya och ingen hade egentligen koll på vilka skrivare som kunde tas bort. Flera olika leverantörer med flera olika avtal, samt individuella lösningar här och där, innebar att den totala ekonomin runt pappershantering blev omöjlig att hålla koll på.

Våren 2006 togs ett beslut att göra någonting åt röran. Först överläts ansvaret för alla kopiatorer, faxar och skrivare på enheten Affärsstöd. Den skulle sedan se över LFAB:s behov och utforma en maskinrumslösning som fyllde behoven och även bidrog till andra mål inom Länsförsäkringar.

– Länsförsäkringar har som ambition att vara en miljövänlig organisation. Så den aspekten blev en viktig utgångspunkt här, att minska pappersförbrukningen och energiförbrukningen med hjälp av nya maskiner och smartare användning. Och givetvis handlade det också om att sänka kostnaderna. Minskar pappersspillet är det också en stor ekonomisk fördel för oss.

Där många andra företag här hade kontaktat leverantörer för utskriftstjänster gjorde LFAB jobbet själva. Det började med noggranna mätningar av olika avdelningars utskriftsvolymer under en månads tid och en ordentlig tcoanalys av sidkostnader, underhåll, samordning med mera. – Vi satte också ihop en grupp med referenspersoner som representerade olika avdelningar och sätt att arbeta. De fick tycka till om hur de ville att det hela skulle fungera i framtiden.

Vi fick till slut ihop ett färdigt underlag med våra utskriftsbehov och en uppsättning användningsscenarion och under upphandlingens utvärdering av leverantörer och maskinlösningar vände vi oss till ett flertal leverantörer för testning av framtagna användningsscenarion. Testresultaten diskuterades sedan av projektgruppen och referenspersonerna, både vad gäller arbetsflöden och rent praktiska saker som maskinernas gränssnitt, säger Reijo Silander.

Valet föll till slut på Office Document som tjänsteleverantör och Toshibas multifunktionsmaskiner. I de flesta maskinrum har separata kopiatorer, nätverksskrivare och även faxar nu kombinerats i en maskin. Avtalet med Office Document är utformat som ett funktionsavtal som innebär att leverantören ansvarar för att maskinrummen blir bestyckade utifrån LFAB:s behov samt ingående service och underhållstjänster.

– Ett antal nätverksskrivare står fortfarande kvar. De hanteras via en tilläggstjänst i maskinrumsavtalet. Och vi har inte tagit oss an att rensa bort de personliga skrivare som finns här och där på avdelningarna. Personer med vissa arbetsuppgifter behöver ha skrivare nära tillhands för att jobba effektivt. Men vi har lyckats plocka bort cirka 140 av ungefär 300 skrivare och ändå fått en ökad utskriftskapacitet. I vissa maskinrum stod det tidigare tre till fyra skrivare, en kopiator, samt en eller flera faxar. I dag står där i vissa rum bara en maskin som gör allt. Det ser nästan lite öde ut ibland.

Lösningar för utskriftskontroll har också minskat springet i korridorerna och problemet med utskriftsspill och försvunna papper. Med ett pinkodssystem som gör att man skriver ut sitt dokument först när man kommit till skrivaren är det ingen som av misstag tar med sig någon annans papper. Utskrivna sidor glöms inte bort och många utskrifter tas bort i stället för att skrivas ut.

– Överlag verkar folk vara nöjda med förändringen. Vi har försökt att utbilda medarbetarna i maskinernas funktioner, men man får lägga ner en del tid så här i början på att lyssna på användare, hur de jobbat tidigare och hur de upplever att det går att jobba nu, säger Reijo Silander.

De stora vinnarna är de som sköter underhåll och ekonomi. De har en leverantör att prata med i stället för ett otal olika. Med likadana maskiner i hela huset blir det också mycket enklare för den interna våningsservicen att lösa enklare problem som tonerbyte och pappersstopp och de kan också lättare beskriva fel om de ringer leverantören för service.

– Finansieringen av maskinerna är helt och hållet ett fast klickpris för utskrifter. Det är som sagt inte våra maskiner. Office Document har åtagit sig att förse oss med utskriftsmöjligheter och det är den tjänsten vi betalar för. Det innebär att vi får en faktura med en tydlig kostnadspost.

Olika uppgifter – olika flöden


Det handlar också om att gå ner på detaljnivå och beskriva de typer av användare som finns på arbetsplatsen. Olika arbetsuppgifter förutsätter olika arbetsflöden.

– Det vi gör är att vi träffar de tänkta användarna och låter dem beskriva hur deras arbete ser ut. Vi vill veta hur de i dag använder skrivare och kopiatorer i sitt arbete och hur de hanterar information i allmänhet. Ju fler sådana datapunkter vi kan få, desto mer precis blir behovsanalysen, säger Homan Elfström. Det går givetvis inte att fråga ut varje anställd på en stor arbetsplats, det handlar om representativa stickprov.

Är det en stor organisation med flera kontor kan man till exempel beskriva avdelningstyper och anta att det går till ungefär likadant på de olika kontoren. När uppgifterna har samlats in görs en analys av behoven och ett förslag på hur de kan fyllas med en ny maskinpark.

– Vi räknar i genomsnitt med att arbetet från påbörjad undersökning till färdigt förslag tar mellan fyra och sex veckor.
Installation av ett komplett utskriftssystem är en mer tidskrävande uppgift. Utrymmen ska anpassas, it-miljöer ska förberedas och klienter och administration ska förses med rätt program. Ibland vill en kund ha färdiga uppsättningar av arbetsflöden. I större organisationer är det vanligt att det sker i flera omgångar, en arbetsplats i taget. De flesta leverantörer rekommenderar också att användare får en möjlighet att bekanta sig med maskinernas funktioner utöver den vanliga utskrift och kopiering som de är vana vid.

Speciellt viktigt är det om det ska upprättas nya rutiner för exempelvis digital arkivering av dokument eller om maskinerna förses med åtkomstkontroll för att minska problemet med utskriftsspill. Därför är utbildningspass ett inte ovanligt inslag i en installationsprocess. All analys och alla smarta funktioner och möjligheter som modern utskriftshantering kan erbjuda är bara så bra som den som använder dem. Det är den insikten som börjar förankra sig bland både leverantörer, konsulter och kunder. Tekniken sätter inte gränserna, utan viljan att till fullo utnyttja den.

Grafik: Jonas Englund

Fakta

Hur kommer skrivarbranschen att utvecklas i framtiden? Vilka är de viktigaste frågorna inför kommande år?

Håkan NordinHåkan Nordin, produktchef, Carl Lamm Svartvita utskrifter kommer att bli färre och färre och enbart svartvita skrivare kommer nästan att försvinna helt. Skrivare och efterbehandlingsenheter kommer att ta över en del av den sorts jobb som man i dag måste läm-na iväg. Företag kommer att snabbt kunna producera snygga foldrar och broschyrer i färg, snabbare och bekvämare i små volymer än att gå via tryckeri. Det här är teknik som finns redan i dag, men väldigt få utnyttjar den till fullo.

Erik-Kvamme.jpgErik Kvamme, produktchef, Lexmark Företagen måste hela tiden bli effektivare och minska sina kostnader. Vi ser en ökad efterfrågan på våra multifunktionslösningar som förenklar och snabbar på doku-menthanteringen, minskar utskrifterna och därmed sparar pengar och minimerar miljöpåverkan. Vi ser också att efterfrågan när det gäller lösningar som ”follow me print” och tjänster som hantering av utskriftsparken hela tiden ökar.

Homan Elf-ström Homan Elf-ström
, produktchef pro-gram och tjänster, Canon En fråga som kommer att bli än mer viktig i framtiden är miljöaspekten. Dels genom att bättre rutiner för material och komponentåtervinning tas fram, dels genom ”grönt” tillverkade och en-ergisnåla maskiner. En annan sak som också främjar miljön är att fler utnyttjar befintliga mfp-funktioner runt digital dokumenthantering mer än i dag, eftersom det drar ner på förbrukningen av papper. Det sparar inte bara träd, utan också pengar för användaren.

Fredrik SvahnFredrik Svahn, marknadschef Imaging och Printing Group, HP Vi ser en tydlig efterfrågan på tjänster kring utskrift. Företag börjar inse att det finns stora pengar att spara på att samordna skrivare och kopiering, göra en översyn av faktiska behov och därefter krypa ur dyra klickkontrakt, ofta baserade på onödig överkapacitet i form av utskriftsvolymer och A3-format. Vi kommer att se större efterfrågan av färg men också en större medvetenhet om att placera rätt funktion på rätt plats
.

Joakim JohanssonJoakim Johansson är print management consultant på Göteborgsbaserade Netprint Solution, som har sysslat med dokumenthanteringslösningar sedan 1986. Bland annat distribuerar företaget utskriftshanteringssystemet Safecom och samarbetar med leverantörer som Xerox, HP, Konica Minolta, Océ, Toshiba och Sharp. Här är hans bästa sätt att hålla utskriftskostnaderna i schack:

Inför Follow-Me-Printing.
Vad vi har sett går 20 till 25 procent av alla utskrifter direkt från skrivare till papperskorg. Bättre då att de aldrig skrivs ut. Med en follow-me-lösning, eller pull printing som den kallas i Safecom, där en användare loggar in på skrivaren med passerkort, pinkod eller liknande, skrivs enbart de papper ut som användaren hämtar.

Ta bort personliga skrivare.
Oftast är det av sekretesskäl många vill ha kvar sin egen skrivare på rummet. De vill inte behöva springa till den centrala skrivaren för att bevaka att deras utskrift inte ses av fel personer. Med inloggning vid maskinen löser man det problemet och användarna får dessutom tillgång till en bättre och mer funktionsrik skrivare.

För statistik. Ett problem med utskriftskostnader är att de är svåra att greppa. Oftast har en stor arbetsplats bara en klumpsumma att betala till en leverantör. Genom att logga vilken användare som skrivit ut när och hur mycket kan man få ett bra underlag för interndebitering av den kostnaden, vilket gör det lättare att få folk medvetna om kostnaderna.

Inför utskriftsregler
. Med bra program på skrivarserversidan kan tillgången till färgutskrifter med mera tilldelas olika användare och avdelningar eller olika program. E-post och webbsidor behöver inte skrivas ut i färg, men det händer ofta av misstag. Man kan också tvinga dessa dokument att skrivas ut dubbelsidigt eller i tonersparläge. En maskinleverantör. Ser man till att ha så få olika skrivar och multimaskinsmodeller som möjligt blir underhållshanteringen mycket enklare. Den som sköter tonerbyte och löpande drift får ett enklare jobb med mindre reservdelslager och tonervarianter, färre kostnadsposter och en kontakt för serviceärenden. Det spar mycket tid och tid är som bekant pengar

.

Det gäller att ha skrivdisciplin. Efter mina många och långa samtal med branschfolk ville jag skriva inte bara om skrivarparker, utan även om dokumentflöden, nätverks-faxar, miljömärkning, gruppsykologi, kryptering, java, personalpolitik, drivrutiner och gränssnittsdesign.

Jag kunde tveklöst ha spottat ut mig text till en artikel fem, sex gånger längre än denna. Men någonstans på vägen tog utrymmet slut. Det finns trots allt annat än kopiatorer som också måste få plats i tidningen. Det kan ju bli lite enformigt annars.
Vi får nöja oss med detta från skrivarbranschen för närvarande och återkomma med andra perspektiv någon annan gång.
Mattias Inghe

Mattias Inghe, produkttestare mattias.inghe@techworld.se