It-direktören Mikael Beijar på Naturvårdsverket är fullt medveten att myndigheten måste leva som man lär. Och han är med och lyfter på varje sten inom och utom it-avdelningen för att Naturvårdsverket ska kunna arbeta så miljöeffektivt och resurssnålt som möjligt.


– Vi gör stegvisa miljöförbättringar, allt från att minska energianvändning på olika avdelningar till att sätta upp mål för kraftigt minskad pappersföbrukning. Men problemet är att utbudet av miljövänliga it-produkter är ytterst begränsat hos it-leverantörerna. Ställer vi stenhårda miljökrav skulle vi inte få någonting. Det är mycket frustrerande.


På Naturvårdsverkets it-avdelning jobbar 14 personer. Drygt 500 anställda finns på huvudkontoret vid Gärdet i Stockholm. En mindre del av verksamheten finns i Östersund. Tidigare var all drift intern, men i dag ligger externa it-system på entreprenad.


Ett av de externa systemen är en webbaserad nationell databas över stora rovdjur. Ett annat exempel en miljöportal, där företag med miljöfarlig verksamhet kan lämna information om sina utsläppsnivåer.


Miljövänligare datorer i mötesrummen och ett helt nytt digitaliserat ärendesystem som ska sätta stopp för pappersslöseriet. Det är två exempel på hur Naturvårdsverket gjort sin verksamhet miljövänligare.




Miljövänligare möten. Genom att konfigurera Esprimo Q-datorerna i mötesrummen att stänga av sig efter 20 minuters inaktivitet gjorde Naturvårdsverket en energibesparing på hela 60 procent.



50 servrar i hallen

Däremot sköter it-avdelningen driften av interna kontorsstödsystem som nätverk, ekonomisystem, e-post och filserver. I den egna datorhallen snurrar 50 HP-servrar.


Ur ett miljöperspektiv är det i särklass svårast att finna miljövänlig utrustning till datorhallen. Servrar, menar Mikael Beijar, är ingenting som prioriteras av de olika certifieringsinstituten som Svanen eller EU-blomman, Europas motsvarighet till Svanen.


– Bromerade flamskyddsmedel som används för att minska skadorna vid brand börjar försvinna från pc men finns kvar i till exempel servrar. Elektronisk utrustning i serverrum är också fylld med kemikalier och tungmetaller. Ur ett längre perspektiv är det hälsovådligt för våra tekniker att vistas där, säger Mikael Beijar.



 Mikael Beijar


Befattning: It-direktör


Antal år i branschen: 18


Mitt första datorminne:
”När jag besökte tekniska på ett öppet hus-dag och kom i kontakt med Autocads CAD-programvara våren 1985. Det trollband mig vad man kan göra med datorkraft.”



Nya krav på gång

Servrarna är inte energisnåla. Däremot ska Mikael Beijar ta fram en ny kravspecifikation på servrar för nästa år och då ska serverhallen konsolideras.


Varje år köps it för 2,2 miljoner kronor, varav 150 000 kronor är utrustning för den egna datorhallen.


Ett viktigt miljökrav för Naturvårdsverket är att välja Svanenmärkta produkter. Svanen, som är en nordisk miljömärkning, ställer krav på utrustningen när det gäller energianvändning, flamskyddsmedel samt återvinning av begagnade produkter. Man kan lätt tro att alla leverantörer erbjuder Svanen när det gäller kontorsrelaterade it-produkter. Men så är inte fallet, enligt Mikael Beijar.


– Det finns bara tre producenter som har Svanenmärkta produkter och ingen som är märkt med EU-blomman i Sverige, säger han.


En annan märkning är TCO, som främst gäller bildskärmar men även innefattar datorer, tangentbord och skrivare.


– Det finns inga datorer som är både Svanen- och TCO-certifierade. Vi väljer i första hand Svanen även om märkningarna är ganska snarlika. Svanen har fördelarna av att de fokuserar mer på miljön, säger Mikael Beijar.


Det interna miljöarbetet drivs både hos it-avdelningen och hos enheten kallad Kontorsservice, som ansvarar för den interna servicen inom lokaler och reception. Satsningar på grön it genomförs i olika steg. När Naturvårdsverket flyttade till de nya lokalerna på Gärdet i somras passade Mikael Beijar på att driva igenom flera interna miljöprojekt.



”Vi sparar i dag hela 60 procent energi i våra mötesrum.”



Mikael Beijar, it-direktör på Naturvårdsverket


Brytare vid varje plats

En av hans första åtgärder var att installera 550 huvudströmbrytare vid varje pc-arbetsplats.


– I våra gamla lokaler var det vanligt att anställda glömde bort att deras datorer och kringutrustning stod i viloläge efter arbetsdagen. Tack vare strömbrytarna har vi minskat energiförbrukningen, säger Mikael Beijar utan att kunna specificera någon siffra.


Ett annat energislöseri som Mikael Beijar ville få bort var att datorerna i mötesrummen i princip alltid var igång, ibland även på natten.



Genial energibesparing. Den här enkla strömbrytaren gör det lätt för de anställda att slå av strömmen till sin arbetsplats när de går hem för dagen.



Stänger av sig själva


I samband med flytten ersatte han de gamla datorerna med 50 nya energisnåla pc, kallade Esprimo Q (Fujitsu Siemens modellserie). Datorerna är inställda på att stänga av sig själva efter 20 minuters inaktivitet. Vidare är de certifierade med Energy star, det amerikanska Naturvårdsverkets märkning med energisparkrav.


strömsnål klient – Det var ett viktigt krav. Vi gör uppskattningsvis en energibesparing på 60 procent i våra mötesrum, säger Mikael Beijar.


Han har även tagit itu med utskriftsrutinerna. I de gamla lokalerna hade många anställda egna skrivare vid sina skrivbord. Nu har man investerat i 22 nya multiskrivare, alltså färgskrivare, skanner och kopiator i ett. Det innebär i princip att varje multiskrivare delas av 25 anställda. Förutom lägre energiförbrukning bidrar satsningen till minskad pappersförbrukning. Minskade utskrifter sparar även bläckpatroner och träd.



Färre papper per person

– Målet är att vår pappersförbrukning per anställd för 2007 ska vara 1 procent lägre än den motsvarande pappersförbrukningen under åren 2004–2006. Medelförbrukningen har redan sjunkit med 9,4 procent. Från 6,9 buntar per anställd till 6,3 buntar, säger Mikael Beijar.


Men Mikael Beijar är inte nöjd. De omfattande interna och externa flödena av olika pappersrelaterade ärenden ska elimineras. Flera av dokumenten kopieras flera gånger. En stor del av pappersmaterialet diareförs och arkiveras.


Den största vinsten blir i början av 2009 då it-avdelningen sjösätter ett helt nytt digitaliserat ärende-, dokument- och arkivhanteringssystem.


– Alla medarbetare på Naturvårdsverket ska arbeta i systemet som ska resultera i ett minimalt flöde av pappersdokument. Samtliga dokument ska lagras digitalt och flödet av olika dokument ska ske elektroniskt, säger Mikael Beijar.




Snart papperslöst. Naturvårdsverkets nya rutiner har redan sänkt pappersförbrukningen med 9,4 procent.


Hårdare krav på leverantörer

Naturvårdsverket följer Vervas ramavtal när man ska köpa it-produkter eller system. Fördelen med ramavtal är att Verva har ställt en uppsjö krav på leverantörer som vill sälja till offentlig verksamhet. Därigenom behöver inte Naturvårdsverket göra egna upphandlingar, utan gör i stället avrop, en beställning mot det ramavtal som innehåller det Naturvårdsverket vill köpa.


– Men det är också en nackdel eftersom antalet leverantörer i avtalen är begränsade. Om vi hittar leverantörer som erbjuder miljövänliga produkter utanför ramavtalet kan vi inte köpa av dem, säger Mikael Beijar.


Långt ifrån alla it-leverantörer som har avtal med Verva erbjuder miljövänliga produkter.


– Jag tror att både Verva och vi som it-köpare måste bli betydligt tuffare att ställa hårdare miljökrav på leverantörerna, säger Mikael Beijar.



”Man måste stå på sig”

Vi frågar Mikael Beijar om han själv har ställt miljökrav på leverantörerna.


– Ja. Ett vanligt argument när jag pratar med leverantörerna är att de jobbar för att få fram miljövänliga produkter. Det gäller att stå på sig.


– När vi nyligen skulle installera ett kabelnätverk ställde jag krav på att kablarna inte fick innehålla halogen och halon. Inledningsvis nämnde leverantören att det inte var möjligt men efter ett tag fick jag igenom mina krav, säger Mikael Beijar.



Fujitsu Siemens långt fram

Miljöutbuden kan skilja mellan leverantörerna och beroende på vilka it-prylar man söker. Mikael Beijar understryker att han inte vill favorisera någon leverantör, men nämner att Fujitsu Siemens ur ett helhetsmiljöperspektiv ligger bland de främsta hos Verva.


– Utan att låta för Siemenstrogen ställer vi hårda krav på att producenten tar fullt produktansvar inklusive återvinning, något Siemens också uppfyller.


Såväl stationära pc och skärmar som bärbart i Naturvårdsverkets kontorslandskap är av det märket.



Foto: Johanna Hanno

Fakta


»
Pc bärbart/stationärt:

• Stationär datorer: Fujitsu-Siemens modell Esprimo E5915, Svanen-certifierad

• Bärbara datorer: Fujitsu Siemens Lifebook S7110, Svanen-certifierad

• Standardbildskärmar: Fujitsu-Siemens B19-2 19” TFT, Svanen-certifierad och TCO03-certifierad

» Klientprogram och OS:
• Windows XP Microsoft

• Office 2003 Standard

» Stora externa it-system:
• Svenska miljörapporteringsportalen

• EE-registret producentansvar för elektriska och elektroniska produkter

• Miljöinvesteringsregistret


» Servermiljö:

• HP-servrar som applikationsservrar samt databasservrar med Windows 2003 och SQL server med mera.