Google har en användbar kalender som är helt gratis att både registrera sig för och att använda. Att komma igång brukar inte ta lång tid om man har lite datorvana. Vad som däremot kan vara något svårare att få grepp om är den uppsjö av små funktioner och val som låter användare anpassa sin kalender för bättre effektivitet.

Av de skälet innehåller denna guide inte mindre än 26 knep och smarta lösningar för den som vill organisera sitt schema optimalt.

Det första steget, om du inte redan har ett Gmail e-postkonto, är att skapa ett sådant genom att gå in på Googles Gmail. Följ sedan bara de steg som krävs i guiden för registrering. Kontot är helt gratis att både skapa och att använda. Väl aktiverat, ger det dig sedan tillträde till e-post och Google Kalender.

Har du redan ett konto på Gmail, är det ännu enklare, surfa direkt till Google Kalender och godkänn de uppgifter som visas när du loggar in för första gången.

1. Välj dina vyer


När du väl är inloggad i Google Kalender kan du snabbt och enkelt växla mellan Dag, Vecka och Månad samt Program. Väljer du Program visas en vy som listar kommande möten och händelser från dagens datum och framåt. Bekvämt när man bara vill se vad som ska göras först och i vilken ordning händelserna ligger.

1.1 Anpassad vy: Fliken Kommande fyra dagar kan tyckas godtycklig men den döljer en smart funktion. Du kan anpassa fliken till att visa en tidsperiod från två dagar till fyra veckor. Klicka Inställningar i det över högra hörnet av skärmen och skrolla sedan ner till Anpassad vy. Gör dit val över tidsperiod och klicka på Spara.

1.2 Snabbval: Ett händigt sätt att visa ett relevant antal dagar är att klicka och svepa över den minikalender som finns till vänster. Markeringen som bildas visar sedan bara de dagar i stora vyn som också är markerade i minikalendern.

1.3 Snabbtangenter: Det är även enkelt att använda tangentbordet för att navigera i kalendern. Tryck bara d, w, m, x eller a för att hoppa mellan de olika flikarna för tidsperioder. Tryck n för ”nästa” eller p för ”tidigare” för att hoppa framåt respektive bakåt i vald tidsperiod. Trycker du t kommer du till dagens datum.

2. Börja skapa händelser


2.1 Snabba tillägg: Google Kalender har några enkla metoder för att lägga till händelser. Ett sätt är att klicka Skapa Händelse och börja skriva. I likhet med en tänkande varelse utgår Google Kalender från att ord som Måndag eller Onsdag refererar till dagar under aktuell vecka och lägger därför automatiskt in händelserna under rätt veckodag.

2.2 Klicka och skriv: Ett andra sätt att lägga till händelser är att klicka på en dag eller en tid (beroende på aktuell vy) och börja skriva i den ruta som öppnas. Google Kalender känner igen de flesta vanliga uttryck för tider som "12" eller "12:30" och schemalägger händelserna efter det.

2.3 Dra och släpp: Behov av att kasta om schemat? Du kan lätt ändra datum och tid genom att dra och släppa en händelse. Om en hel månad är synlig ändras bara dagar med metoden, men om veckor eller dagar visas är det möjligt att släppa händelsen på en nytt klockslag för att genomföra ändringen.

2.4 Kontrollera och ändra: Klicka på en händelse för att se detaljer som är kopplade till den. Du kan ändra några detaljer i den pratbubbla som kommer fram, men för att göra mer detaljerade ändringar måste du välja Redigera uppgifter om händelse.

2.5 Snabb radering:
Ska en händelse bort? Klicka på händelsen en gång och klicka på Radera för att ta bort den. Tryck sedan på Radera igen för att bekräfta borttagningen, alternativ tryck mellanslag.

3. Dela med dig


I grundinställningen kan bara du se händelser på din kalender, men det går att göra hela kalendern, eller individuella händelser i den offentliga för andra.



För att ändra på kalenderns grundinställning, klicka på inställningar uppe i högra hörnet, välj sedan fliken Kalendrar. Därefter klickar du på Dela under den kalender du vill dela med dig av. Bocka slutligen de rutor som bestämmer om du vill dela en kalender med hela världen eller bara utvalda delar. Lämnas rutorna tomma har du möjlighet att välja specifika personer istället. Kom ihåg att klicka spara när du är klar.

3.1 Skapa flera kalendrar: Det är inte omöjligt att du har behov av flera kalendrar för flera syften, till exempel arbete eller fritid. För att ordna efter sådan indelning, välj Lägg till i minikalendern till vänster. Genom att lägga till flera kalendrar kan du anpassa privata och offentliga delar efter behov.

3.2 Levande färger: Du kan ge texten i varje kalender egna färger genom att använda en pop-upp meny som finns omedelbart till höger om kalendernamnet. Du kan även bocka rutan till vänster om kalendern för att visa eller dölja händelser i den kalendern. Att färglägga är ett enkelt sätt att få snabb överblick över händelser.

3.3 Välj kalender: När du har flera kalendrar lägger Google Kalender till en rullist till i pratbubblan för ny händelse så att du kan specificera vilken kalender som ska visa den nya händelsen. Den är dock inte lika flexibel som den dialogruta man får fram via Skapa Händelse uppe till vänster där man bland annat kan specificera fler detaljer gällande klockslag, plats och datum utöver vilken kalender som händelsen ska skapas i.

3.4 Byt kalender: För att flytta en händelse från en kalender till nästa, klicka på händelsen och klicka sedan redigera uppgifter om händelse, välj slutligen vilken kalender händelsen ska kopplas till och klicka på spara.

3.5 Offentliga kalendrar: Du kan konfigurera din kalender till att automatiskt visa helger, sporthändelser, tv-program och annat som kan vara av intresse. Klicka bara Lägg till ovanför listan över kalendrar och välj Lägg till en offentlig kalender. I den sida du får fram, välj en kategori eller skriv in valfritt sökord för att hitta det som kan vara av intresse. Utför sedan Lägg till i kalender för varje kalender du vill ska inkluderas. På så vis kan du snabbt skapa en kalender som håller reda på flera offentliga händelser.

3.6 Lägg till iCal kalendrar: Intresserad av att integrera den webbaserade kalendern med de format som Apples iCal och Microsofts Windows kalender använder? Välj bara Lägg till URL från menyvalet Lägg till och skriv in den önskade adressen.

Ändrat dig? För många kalendrar? För att gömma eller radera en godtycklig kalender från din lista, klicka Inställningar uppe till höger i kalendern och välj sedan fliken Kalendrar. Väl där är det bara att klicka Dölj, alternativt klicka på soptunneikonen längst till höger beroende på om du bara vill gömma vald kalender eller radera den.

4. Händelser och inbjudningar


Att bjuda in sina vänner och bekanta till enskilda händelser i kalendern är enkelt. Skriv bara in deras e-postadress i rutan för Gäster i de detaljer man får fram när man tar fram en händelse. Om en mottagare också använder gmail kommer inbjudan som ett e-postmeddelande i den personens e-postkonto.

Mottagaren är fri att klicka ja, nej, kanske eller radera rakt i kalendern. De inbjudna kan även utnyttja Lägg till en kommentar i händelsen under Diskutera den här händelsen i syfte att lämna ett meddelande till alla som är inbjudna till samma händelse.

4.1 Externa meddelanden: För att erhålla notiser gällande inbjudningar och svar, klicka på pilen intill kalendernamnet och välj Meddelanden. Använd sedan kontrollerna i den sida som kommer fram för att bestämma om du vill bli uppdaterad via SMS eller e-post. Notera dock att det bara bestämmer hur du får veta vilka svar som kommit in, inte hur dina inbjudna gäster väljer att agera.

4.2 Snooze-påminnelse: Nytt i kalendern sedan dess lansering är en funktion man lagt till i Google Talk Labs Edition. Om du använder Google Talk kan du låta den nya funktionen skicka ut meddelanden om händelser till ditt skrivbord i Windows samt låta meddelandet påminna dig igen och igen. Funktionen är för närvarande tyvärr inte tillgänglig för Mac.

5. Flytta ut kalendern


Kanske behöver du använda informationen i kalendern utanför sajten för Google Kalender. Inga problem, Google Kalender låter dig skriva ut, spara och implementera din kalender på externa sajter. Ikonen för "skriv ut" som du hittar brevid Dag, Vecka och Månad, låter dig skriva ut din aktuella vy eller exportera den som en Acrobat pdf oavsett om du har Acrobat installerat på ditt system eller inte.

Om din kalender är offentlig, kan du lägga in den i en extern sajt eller blog. Klicka på pilen till höger om kalendernamnet och välj Kalenderinställningar. Skrolla sedan ned den sida som kommer fram och kopiera den kod som finns intill Bädda in den här kalendern för att publicera informationen på din egen sajt.

Klicka också på den knapp som bestämmer vilket format kalendern ska ha så att även andra användares system kan använda sig av den.

6. Gör kalendern mobil (inom USA)


Om det visar sig att din existerande kalender inte kan synkronisera med din mobiltelefon eller annan mobil enhet kommer du att finna Google Kalender extra värdefull. Du kan nämligen använda din telefons sms-funktion för att bli påmind om kommande händelser eller rent av lägga in nya händelser. Kom bara ihåg att även om kalendern är gratis, kan det kosta att skicka sms beroende på vilket avtal du har med din mobila operatör.

För aktivera den mobila funktionen måste du registrera din telefon med Google Kalender. Klicka Inställningar och gå till Kalenderinställningar, välj sedan Mobilinställning. Fyll sedan i de inställningar som gäller för din telefon. Om du är osäker på vilka operatörer som för närvarande stödjer systemet, klicka på Vilka mobilleverantörer stöds för att ta reda på det.

När du väl registrerat ditt telefonnummer är du fri att använda den för den vanliga händelsefunktionen. De kommandon man kan skicka inkluderar next, day och nday som listar nästa händelse, dagens händelser respektive morgondagens händelser. Man kan även skicka långa meddelanden som då resulterar i att en ny händelse med meddelandets innehåll skapas.

Notera dock att denna utökade funktionalitet än så länge är begränsad till USA. Men den lär säkert dyka upp i Sverige inom kort.

7. Håll allt synkroniserat


Google Kalender kan importera data från andra kalendrar som till exempel iCal eller via kommaseparerade format. Praktiskt om man flyttar information mellan kalendrar eller planerar att gå över till Google Kalender helt och hållet.

7.1 Importera från iCal eller Yahoo: För att importera data från en kalender måste du först exportera den som en fil. I Apples iCal väljer du den kalender du vill exportera och sedan Fil och Exportera. Välj ett namn på filen och spara. I Yahoo Calendar, klicka Options uppe till höger och sedan Import/Export under Management. Klicka sedan på Export-knappen under Export to Outlook. Spara filen på lämplig plats.

7.2 Importera från Outlook:
Användare av Outlook har mer än ett val. Om du har en enda kalender i Outlook, är det förmodligen enklast att importera data via Googles kalendersynkroniseringsverktyg. Se mer om det längre ned i denna artikel.

Om du däremot har flera kalendrar i Outlook är det i allmänhet bäst att exportera dem en fil i taget. För att göra det i Outlook, välj Fil, Importera och Exportera, välj sedan Exportera till fil. Klicka vidare på Nästa och välj Kommaseparerade värden. Klicka efter det på Nästa, välj en kalender och klicka Nästa igen. Fortsätt följa stegen i guiden.

När du blir ombedd att välja hur lång tid som ska inkluderas, rekommenderar Google att man inte väljer en längre period än ett år. Om du har flera år du vill exportera, gör en separat export för varje enskilt år.

När dina data väl är sparade som en fil, gå till Google Kalender och välj Lägg till under minikalendern på vänster sida. I den ruta som kommer fram, välj Bläddra för att hitta den fil du sparat och välj sedan vilken kalender informationen ska importeras till. Klicka sedan på knappen Importera.

7.3 Google Kalender synk: Användare av outlook som vill använda Googles eget synkroniseringsverktyg kan ladda ner det genom att följa denna länk.

När du laddat ner och installerat verktyget är det bara att köra igång. Verktyget kommer initialt att fråga efter dina kontouppgifter och i vilket riktning du vill synkronisera dina kalendrar i. Du kommer även att få ange hur ofta synkroniseringen ska äga rum. När du väl gjort det, fungerar verktyget i bakgrunden och låter dig arbeta ostört.

Vill du ändra inställningarna i ett senare skede kan du i Windows göra det genom att högerklicka på den ikon verktyget skapar längst ned till höger i skrivbordsmiljöns programrad. Välj sedan Options och gör de ändringar du behöver.

En begränsning i synkroniseringen som kan vara värd att nämna är att man bara kan synkronisera sin första kalander i Google Kalender samt den kalender i Outlook som är standard. För de flesta behov brukar dock det vara fullt tillräckligt.

Källa: PC World



Läs också om svenska konkurrenten Textflow

Läs även om Googles satsning på sjukvård

Samt om Googles kamp mot EU