Visst finns det rejält med pengar att spara med öppen källkod. Det visar en finsk avhandling på 234 sidor som skrivits av Martti Karjalainen på Institutet för datorvetenskap på Tammerfors Universitet.

Studien är en analys av den största migreringen till öppen källkod i Finlands historia där justitiedepartementet byter till det öppna skrivbordssviten Openoffice på över tio tusen arbetsstationer. Dessförinnan har kända finska migreringar till öppen källkod varit i storleksordningen några hundra datorer.

Martti jobbar samtidigt som systemanalytiker på justitiedepartementet och har varit en av nyckelpersonerna bakom projektet sedan starten 2003.

Martti var drivande bakom departementets utvärdering av olika office-alternativ och var projektledare under pilotprojektet under 2005-2006. Sedan blev han även projektledare för själva migreringen som påbörjades 2007.

Drivkraften bakom migreringen var inte sänkta kostnader utan kom av det faktum att justitiedepartementets infrastruktur var byggt på operativsystemet Windows NT4 med IBMs officepaket Lotus SmartSuite 97 – en mjukvara som var på väg att fasas ut. Justitiedepartementet var helt enkelt tvungna att se sig om efter en annan officemjukvara.

Vid tidpunkten var Microsoft Office den dominerande officesviten med hela 95 procent av marknaden och Openoffice var fortfarande ett relativt obeprövat kort. Öppna mjukvaror användes främst på serversidan men inte på skrivbordssidan. Kompetensen var låg vad det gällde öppen källkod överhuvudtaget. Justitiedepartementet klassades som ”nybörjare”.

Justitiedepartementet höll ett vaket öga på andra stora migreringsprojekt runt om i världen innan de själva vågade ta steget. Speciellt intressant var Münchens projekt att gå över till Linux och Openoffice (Windows förlorade slaget om München). Andra studier visade att det fanns miljoner att spara med Openoffice jämfört med proprietära mjukvaror. Problemområden hos andra projekt hade varit motsträviga användare som visat missnöje med att lära sig en produkt som inte var ”gångbar på marknaden”.


Framgångsfaktorer
Faktorer för en framgångsrik migrering hos andra projekt visade sig vara en stark förankring i ledningsgruppen. En viktig bit för att få förankringen var att plocka fram en rapport som tydligt visade problembilden och alternativa lösningar. Rapporten måste visa kostnadsbilden över en längre tid och kostnaden för själva migreringen.

Argument för öppen källkod var större leverantörsoberoende vilket ökar konkurrensen, öppna protokoll, gränssnitt och dataformat. Stängda format ansågs vara ett stort problem för att skapa lösningar som fungerade mellan organisationer. Öppna program ansågs även som säkrare på grund av sin transparens.

Det ”perfekta öppna formatet” skulle vara öppet, icke-binärt, modifierbart, plattformsoberoende, visas upp likadant oavsett plattform, stöda funktioner hos moderna ordbehandlare, gå att utöka med funktioner och var vida spritt. Inget format var perfekt. De två som kom närmast var ODF och Microsofts MS XML som användes i Microsoft Office 2003.


Komplex miljö inget hinder
Miljön vid starten för migreringen var inte enkel. Många interna system hade utvecklats som var tvungna att tas med i beräkningarna. Ett system för domstolarna var skrivet i LotusScript och integrerade med Lotos Notes och skapade mallar för WordPro, ett system för civilrätt använde WordPro med en mellanmjukvara på BEA Tuxedo/Jolt som använde Java-moduler och XML – systemet integerade med makron i Wordpro.

Ett system som hanterade fångar byggde vid tidpunkten på Microsoft Word och Excel. Det programmet kördes på Windows Server och baserades på Visual Basic, Microsoft COM-objekt och ActiveX.

Antalet mallar som skulle konverteras uppgick till mellan 1500 och 2000 stycken.


Pilotprojektet visar på tre vägar
Justitiedepartementet påbörjade ett pilotprojekt i mindre skala med ett mindre antal användare för att testa olika officeprodukter ”på riktigt”. Feedback gick tillbaka till projektet för att skapa en bättre bild över vad som går respektive vad som inte fungerar. Som bakgrund använde justitiedepartementet skrivna guider från andra större europeiska migreringar. Kostnaden för piloten hamnade på 400 000 kronor – där majoriteten av pengarna gick åt att hyra in extern kompetens.

Under pilotprojektet hade där hållts 18 stycken träningstillfällen för grupper om max 15 användare. Totalt hade 164 användare utbildats. Varje tillfälle krävde en dag i anspråk. Sessionerna fokuserade på ordbehandlaren, mallar och formulär. En dags träning skulle visa sig räcka för att klara av de grundläggande funktionerna i Openoffice.

Efter piloten fanns där tre vägar att gå. En migrering till SmartSuite Milennium på 7000 arbetsstationer och Microsoft Office 2003 på 3000 arbetsstationer; En full migrering till Microsoft Office 2003 på 10 000 arbetsstationer; Migrering till Openoffice på 8500 arbetsstationer och Microsoft Office 2003 på 1500 arbetsstationer.

Första alternativet med SmartSuite var det enklaste eller ”gör så lite som möjligt”. Andra alternativet med Microsoft Office 2003 var attraktivt då riskerna med SmartSuite eliminerades helt; Fördelen med tredje alternativet Openoffice var den attraktiva kostnadsbilden. Problemet var att här krävdes mest utbildningsinsatser.

En migrering till SmartSuite skulle enligt första rapporten kosta 28 miljoner kronor över en sexårsperiod, Microsoft Office skulle kosta 98 miljoner kronor och lösningen med Openoffice skulle kosta 41 miljoner kronor enligt den interna analysen. 44 procent av priset hos Openoffice härledes till utbildning och dokumentkonvertering. Alla vägar inkluderade Microsoft Office på något sätt och även SmartSuite som fortfarande behövdes på klienterna för att läsa gamla dokument i det proprietära lwp-formatet. Senare i migreringen skulle kostnadsbilden revideras ytterligare, främst till Openoffice fördel.


Prisbilden ändras
Senare i migreringen ändrades prisbilden. Mycket på grund av att budgeterade kostnader för migrering av Lotus Smartsuite-dokument kunde strykas. De nya siffrorna var 17 miljoner kronor för en lösning baserad på Lotus SmartSuite, 67 miljoner kronor för en lösning baserad på Microsoft Office och 20 miljoner kronor för en lösning baserad på Openoffice. Utbildningskostnader kunde också kapas eftersom en del av träningen kunde hållas internt av egna anställda.

"De nya siffrorna var 17 miljoner kronor för Lotus SmartSuite, 67 miljoner kronor för Microsoft Office och 20 miljoner kronor för Openoffice.


År 2006 togs så beslutet att välja Openoffice-spåret. Lösningen ansågs billig, hade interoperabilitet med Microsoft Office, byggde på xml och filformaten var öppna. Rekommendationen var att satsa på ODF-formatet.

Migreringen utfördes samtidigt som klienterna uppgraderades från Windows NT till Windows XP vilket innebar att ingen extra kostnad fanns för att även distribuera ut Openoffice samtidigt.

Studien avslutar i positiv anda och menar på att det är fullt möjligt att distribuera ut öppna lösningar i komplexa miljöer som alternativ till proprietära produkter och där finns mycket pengar att spara.

Hela studien som tar upp funktionalitet, interoperabilitet, kostnadsutvärderingar, installation och konfiguration, språkstöd, migreringsverktyg, träning av användare, teknisk support, hur verktyget används, hittar du under externa länkar till den här artikeln.

Fakta

 2003-2004:

  • Definiera problemet som skapar det upplevda behovet av innovation.
  • Bygg erfarenhet kring Openoffice.org.
  • Påbörja utvärderingen av hur pass användbar en lösning baserad på öppna mjukvaror är.

2005-2006:
  • Skapa ett projekt som går att räkna hem
  • Skapa pilotprojektet
  • Påbörjar installation av Openoffice.org 2.0.2
  • Beslut fattas om att gå över till Openoffice.org.

2007-2008:
  • Projeket implementeras i full skala
  • Användare utbildas och dokument konverteras.

2009:

  • Organisationen uppgraderar till Openoffice.org 3.0.1
  • Applikationer börjar integreras
  • Användandet av hur Openoffice används mäts