Det kan vara en minst sagt skrämmande uppgift att ta sig an skrivarsituationen på ett företag. Få delar av it- och kontorsmiljön är så eftersatta och svåra att överblicka som just skrivare och kopiatorer.
Det handlar främst om tekniskt trassel, med mekaniska fel och trilskande utskriftsköer som frustrerar användare och servicepersonal. Men det handlar även om en säkerhetssituation som är svår att överblicka.
Nätverkskopplade enheter av olika fabrikat och med olika standarder, dålig kontroll på hur skanner och fax används, och risk för att känslig information kommer på drift i pappersform.
Ett ekonomiskt svart hål
Skrivarhanteringen är en administrationsmardröm för många företag, ett lappverk av avtal, oklar ansvarsfördelning och ett ekonomiskt svart hål som är omöjligt att budgetera. För it-avdelningen handlar det också ofta om att de har fått ett ansvarsområde överlämpat på sig, utan goda möjligheter att påverka situationen. Slutanvändarna ser en del av it-miljön som trilskas, och förväntar sig att den som har hand om datorn och nätverket löser alla problem.
Och det gör de alltså samtidigt som inköpsansvaret ligger någon helt annanstans, ofta på samma ställe som gem, kontorsstolar och kaffemaskinen i fikarummet. När kopiatorn bara var en kopiator var den inte en fråga för it-avdelningen, men även nu när den är en självklar del av nätverket får it-avdelningen ofta kämpa för att få bestämmanderätten. Trots att kalendern visar 2011 och varje skrivare och multifunktionsmaskin är en klient i nätverket är det många företag som är fast i ett trött, analogt tänkande.
Nysta på rätt ställe
Finns det en väg ut ur det här kaoset? Jodå, men det är inget litet projekt, och det gäller att börja nysta upp härvan på rätt ställe.
Vi tog ett snack med ett par experter som jobbar hos leverantörer som jobbar dagligen med att hjälpa kunder som står i begrepp att investera i ny utskriftslösning. Tillsammans med dem hittade vi fem saker som kan utgöra skillnaden mellan kopiator-kaos och utskrifts-nirvana.
1. Få ordning på ägandet
Innan man kan göra några meningsfulla förändringar är det viktigt att hela organisationen är med tåget. Det behövs ett klart och tydligt beslut som är förankrat så högt upp i företaget att allt som har med skrivare och utskrifter att göra kan samlas hos en och samma ägare.
Det här kan innebära ett stort projekt med många delar som påverkar många olika verksamheter. Ekonomi och inköp tittar på kostnader och möjliga besparingar, it-avdelningen har hand om nätverk, datalagring och klienter, personalavdelningen måste informera och utbilda de anställda om förändringen, och så vidare.
Eftersom utskriftshanteringen är en viktig del av hur information på ett företag behandlas blir även ledningen inblandad – det kan hända att ny teknik påverkar hur man efterlever regler och rutiner för sådant. Ofta handlar det också om att anta en helt ny ekonomisk modell. Traditionellt sett har man kanske köpt in maskiner, skrivit av värdet och underhållit dem själva eller med separat serviceavtal. Alternativt har man hyrt kopiatorer maskin för maskin och betalar så kallat klickpris, en fast summa per utskriven sida.
Antika maskiner
Ofta förekommer en kombination av de här modellerna, med olika avdelningar som gjort på olika sätt och gamla avtal som förnyas på rutin. Antika multimaskiner har tuggat på med dyra klickavtal för att det upplevs som för dyrt eller omständligt att byta ut dem, och ett myller av lokala lösningar och personliga skrivare har kopplats in lite hur som helst. Ingen har haft helhetskoll för kostnaderna.
Ett vanligt scenario för den som tar ett brett grepp om skrivarfrågan i dag är en tjänstelösning där en partner levererar en komplett utskriftsfunktion utefter företagets önskemål. Det kan innebära att budgetering och kostnadskontroll påverkas och att den som håller i plånboken tvingas ändra sina rutiner.
Miljöfrågor är en annan sak som ofta är förankrade högst upp i organisationen, och utskriftsfrågan är i allra högsta grad en miljöfråga. Skrivare och kopiatorer är stora maskiner som drar mycket ström och som rent fysiskt förbrukar skog, och att ha kontroll över dem är ett mycket handfast sätt att bli en grönare arbetsplats.
Ansvaret till it-avdelningen
Så vem är det som ska äga frågan? Alla organisationer är olika, men för det mesta faller det sig naturligt att skrivarna hamnar på it-avdelningens bord. Det är de som gör lejonparten av det administrativa, det är de som står för infrastrukturen som skrivarna ska fungera i och det är till it-support som slutanvändarna vänder sig när saker inte funkar när de tryckt på ”Skriv ut”-knappen.
Dessutom är varje multifunktionsmaskin inte bara skrivare och kopiator utan ofta även dokumentskanner, e-postterminal och digital fax. Därmed kan den bli en viktig del i företagets digitala informationshantering, i stället för att bara vara en apparat som spottar ut sig papperskopior. Det här gör det ännu mer angeläget att it-avdelningen får full kontroll över vilka maskiner som står var, vem som använder dem och hur. Det krävs alltså ett kraftfullt och otvetydigt beslut om att it-avdelningen får budget och beslutanderätt, inköpsrätt samt fullt stöd från alla avdelningar – ledning, ekonomi, personal och så vidare – för att genomföra kraftfulla förändringar. När man väl bestämt sig så bör bromsklossarna vara borta.
