Känns det okej att det du sparar i molnet mångfaldigas, ändras, översätts, publiceras, offentligt framförs, offentligt visas och distribueras? Inte? Men det kan vara precis det du godkänt i det obligatoriska avtalet för den tjänst som du använder.
Förmodligen nyttjar flera av dina medarbetare synkroniseringstjänsten Dropbox, men antagligen har ingen av dem läst igenom hela det användaravtal som de markerat att de godkänt.
Du måste godkänna
End user license agreement, eula, eller terms of service, tos, är i de allra flesta fall en nödvändighet att godkänna innan tjänster i molnet kan börja användas. Dessvärre är det få som tar sig tid att läsa igenom dessa texter. Privat är det upp till var och en att avgöra hur viktigt det här kan vara. Värre är det när tjänsterna används professionellt inom företag och andra organisationer. Här ligger ett stort ansvar på it-avdelningen att sätta sig in i avtalen och informera medarbetarna. Avtal ska dessutom arkiveras, både på svenska och på tjänsteleverantörens huvudspråk, så att du ska kunna gå tillbaka och se vad som gällde då avtalen ingicks.
Dropbox är en populär tjänst för att enkelt synkronisera data mellan olika enheter, vare sig det är pc, Mac, pekplatta eller smartphone. Enkelheten och den låga kostnaden attraherar kanske främst privatpersoner, men alltmer även folk inom professionell verksamhet. Anställda som reser eller jobbar hemifrån laddar ner appen för att synkronisera affärsdokument, eller för att dela dokument inom arbetsgruppen.
Dropbox backade
Dropbox fick mycket kritik när de sommaren 2011 ändrade sin tos för tjänsten. Förenklat och fritt översatt kan man säga att det nya avtalet gick ut på användaren för att ta del av tjänsten skulle ge Dropbox och deras samarbetspartners världsomspännande, icke-exklusiv, royalty-fri rättighet att använda, kopiera, distribuera, översätta och publikt visa dina data i den utsträckning Dropbox avgör är nödvändigt för tjänsten. Inte bra, tyckte många. Faktiskt så många att Dropbox kvickt modifierade ”nödvändigt” till ”rimligen nödvändigt”, samt lade till en mening till texten: ”denna rättighet är enbart till för att vi tekniskt ska kunna administrera, visa och hålla igång tjänsten”.
Vissa användare nöjde sig inte med det utan menade att Dropbox nu ansåg sig äga ditt innehåll. Andra var mer lugna efter ändringen, men oroades lite av hur ”rimligen nödvändigt för tjänsten” skulle kunna tolkas.
Tänk dig ett scenario där Dropbox bestämmer sig för att erbjuda individuellt riktad reklam och att detta ska bli en del av tjänsten. Kan det då tolkas som ”rimligen nödvändigt” att skanna alla dina filer då?
I viss mån kan vi förstå problemet för Dropbox. Tjänsten ska kunna distribuera och visa data till dina enheter var du än befinner dig i världen. Samma sak gäller data som du delat ut till andra. Det innebär självklart att man behöver ha tillåtelse att ”distribuera dina enheter”, men de kunde vara lite tydligare med sina intentioner. Vad händer med dina data om Dropbox blir uppköpta av ett annat företag? Hur kommer de att tolka det avtal du en gång godkänt?
Tanka bara upp eget
En annan sak som är intressant med Dropbox avtal är vad som gäller upphovsrättsskyddat material. Enligt avtalet ger du Dropbox världsomspännande licens för allt du placerar hos dem. Om du lägger upp material som du inte själv skapat bryter du mot både lag och avtal. När det gäller Dropbox och dess avtal finns alltså mycket som dina användare behöver informeras om. Som tjänst betraktat är Dropbox mycket användbar och prisvärd, men det behövs en tydlig policy för hur den ska användas – om den alls ska användas på företaget.
Hursomhelst ska Dropbox inte användas för data som är privat eller känslig för organisationen. När det gäller avtalet som sådant finns inte mycket att fundera över. Antingen godkänner du det, eller så kan du inte använda tjänsten.