6 kontorspaket i test: Här är smartaste valet

Även om TechWorld främst skriver för it-avdelningen vill vi i det här testet ta reda på vilka alternativ till Microsoft Office som håller måttet rent funktionsmässigt. Anledningen till det är att de anställdas produktivitet blir drabbad av ett byte till en sämre produkt som saknar viktiga funktioner eller gör kommunikationen med omvärlden problematisk på grund av inkompatibla dokument – och risken finns naturligtvis att it-avdelningen då blir lidande.

Här gäller det att ha i åtanke att olika anställda kan ha väldigt olika behov. För vissa användare är en full kontorssvit med de mest avancerade funktioner ett måste, till exempel ekonomen som byggt avancerade makron och använder tunga kalkylfunktioner i Excel eller säljaren som bygger professionella presentationer för kundmötet och skriver snygga säljande foldrar i ordbehandlaren.

Men för många användare är den arsenal av möjligheter som en svit som Microsoft Office erbjuder fullständigt överflödiga. De behöver som mest ha ett program att göra enkla anteckningar i, skriva eller läsa rapporter och mötesprotokoll, och kanske rada upp siffror i tabellform då och då. Pc:n på fabriksgolvet kanske kan klara sig utan en Office-installation för flera tusenlappar – det bör finnas smartare sätt att lösa behoven. Därför bör inte frågeställningen i ett test som det här bli ”Vilket kontorspaket ska företaget köpa?” utan snarare ”Vilken mix av kontorspaket ska företaget köpa?”.

Kan alla öppna allt?
Det här gör en annan fråga extra aktuell: Hur väl pratar de olika alternativen med varandra? Finns det gemensam dokumentstandard? Finns det gränssnitt mot samma plattformar för delning av dokument?

Programmen vi testat här är en blandning av gamla värdar och nya. Vi ville ha med de främsta och mest kända alternativen som representerar olika angreppssätt på kontorssvitsfrågan. Givetvis tittar vi på ett traditionellt lokalinstallerat Microsoft Office, i detta fall Office Standard 2010. Vi valde Office Standard och inte Office Professional Plus, eftersom det är den version som mest liknar konkurrerande paketen, och som fortfarande säljs som volymlicens till företag via Microsofts partners.

De extra komponenterna i Office Professional Plus är bland annat databashanteraren Access, formulärverktyget Infopath och chatt- och videokonferenssystemet Lync. De kan vara värdefulla för vissa användare, och det går givetvis att köpa in så att vissa anställda får den rikare versionen, eller att enskilda licenser av till exempel Access köps in vid behov.

Det andra lokalinstallerade programmet vi tittar på är Libre Office, en helt gratis kontorssvit baserad på öppen källkod.

Apples Iwork är den tredje lokalinstallerade kontorssviten i vårt test, eller egentligen är den tre kontorsprogram som säljs separat men som ibland marknadsförs tillsammans under namnet Iwork. Microsoft Office och Libre Office finns för OS X (de tre webbaserade produkterna i testet fungerar även de i Mac och Linux), men Iwork är ett populärt alternativ för många Mac-användare. Därför vill vi se om det har en plats i ett företag med blandade system.

Nästan som installerat
Vi har dessutom testat tre utpräglade molntjänster. Till att börja med Microsofts Office Web Apps, som ger en användare Word, Excel, Powerpoint och Onenote i webbläsaren, enligt Microsoft med närmast samma kvalitet som ett lokalt installerat Office. Vi har testat det som en del av tjänsten Office 365, där man även får e-post med eget domännamn, dokumentdelning i molnbaserad Sharepoint, webbaserad Lync-funktion och mycket mer.

Vi testar också Google Apps for Business som innehåller grundläggande kontorsfunktioner tillsammans med en hel del annat intressant. Många företag har gått över till Googles plattform främst för e-post, kalender och gruppfunktioner samt dokumentdelning i Google Drive, men här tittar vi framför allt på hur kapabelt Google Docs är som arbetsredskap.

Och slutligen har vi Zoho, en webb-baserad plattform som sakta vuxit i popularitet. Den innehåller allt från bokföring, kundtjänstsystem och crm till webbpublicering, e-post och kontorssvit med program för ordbehandling, kalkyl och presentation. De olika komponenterna säljs dock separat, så vi fokuserar här enbart på produktivitetsprogrammen.

Den mest påtagliga skillnaden för den som bara slänger ett snabbt och ofokuserat getöga på de olika konkurrenterna är att Microsoft Office 2010 är en betydligt dyrare post i utgiftsprotokollet än de övriga. Och till viss del är det sant även efter djupare analys. Den och Iworks har traditionell licensieringsmodell, det vill säga att du betalar en fast summa per användare och får rätten att använda programmet under obestämd tid. Livslängd på support och uppdateringar kan variera, men funktionen finns där mer eller mindre för evigt efter att klumpsumman är investerad.