Betala noll kronor
Skillnaden i pris mellan Office 2010 (eller 2011 som den heter för OS X) och Iwork är redan den påtaglig. Runt 2 000 kronor för en Office-licens och 149 kronor för vardera av de tre programmen som utgör Iwork. Med volymlicenser kan priset för Microsoft Office eventuellt pressas ner ytterligare, men särskilt billigt blir det knappast. Priset för Libre Office är behändiga noll kronor. Utvecklingen finansieras huvudsakligen med donationer.
De molnbaserade kontorssviterna har alla ett prenumerationsupplägg, med en relativt låg kostnad per användare och månad. Google Apps för Business och Microsoft Office 365 har bägge fast enhetligt pris. Google kostar cirka 35 kronor per användare och månad eller 350 kronor per år.
I Microsofts fall handlar det om två nivåer, en enklare för småföretag upp till 50 användare, och en annan med lite mer avancerad Sharepoint-funktion, synkning av Active Directory och telefonsupport för it-avdelningen ingår. De kostar cirka 50 respektive 115 kronor per användare och månad.
Det finns också en billigare version för stora företag, men i den är möjligheten att skapa och redigera dokument avstängd. Så för småföretag är Office 365 och Google Docs ungefär likvärdiga i pris, men har du över 50 användare innebär det en tydlig prisskillnad.
Sedan finns också dyrare varianter upp till cirka 190 kronor per månad där lokal installation av Office-paketet (i princip en hybrid av Office 365 och traditionell Office) och utökade röstmeddelande- och e-postfunktioner ingår.
Som ett smörgåsbord
Zoho är lite av ett smörgåsbord, med många och varierande funktioner som alla abonneras på till priser på cirka 20–165 kronor i månaden. En användare kan handplocka och sätta ihop sin egen svit med verktyg. Delen med ordbehandling, kalkyl, presentation och en chattklient är dock gratis för alla användare. Zoho själva rekommenderar dokumentdelningsplattformen Zoho Docs för företagsanvändare, en slags motsvarighet till Sharepoint eller Google Docs. Den kostar cirka 20 kronor per användare och månad.
Rulla ut eller surfa in
Målet med en investering i kontorsprogram är vanligen att ge alla anställda de verktyg de behöver för att effektivt kunna göra sitt jobb, till minsta möjliga kostnad och besvär för it-avdelningen. Därför är det första vi tittar på hur de olika alternativen når slutanvändaren. De klientinstallerade paketen Office 2010, Libre Office och Iwork kan distribueras med standardiserade utrullningsverktyg för Windows respektive OS X. De bör inte vålla några problem för en it-tekniker. Alla har stöd för aktiv uppdatering, så säkerhetspatchar och andra uppgraderingar ska skötas per automatik när programmen väl är installerade.
När det gäller molntjänsterna går jobbet i stället ut på att ge användarna tillgång till konton som de kommer åt via sin webbläsare. De tre tjänster vi testar fungerar i det här avseendet på i stort sett samma sätt. It-avdelningen får ett administratörskonto där de kan konfigurera tjänsten, skapa användare och skicka inloggningsuppgifter till slutanvändarna, som sedan loggar in och har kontorsverktyg liksom dokumentdatabas online tilldelade.
I fallen Google Docs och Office 365 går det att koppla kontohanteringen till ett befintligt användarsystem i Active Directory. Google använder den öppna id-standarden Open ID, som det finns rediga sätt att synkronisera med ett AD. Zoho ger blandade budskap om huruvida de har en Active Directory-koppling på gång, men i dagsläget är den inte tillgänglig.
För en slutanvändare innebär den här komplicerade kontohanteringen en minimal skillnad, att sätta upp ett webbkonto till är något som de flesta är vana vid från privat användning av allt från webbmejl till sociala medier. Den stora frågan är i stället helt enkelt vad man kan göra med programmen.
Men Open Office då?
Öppen källkod representeras i det här testet av kontorssviten Libre Office, trots att många kanske är mer bekanta med Open Office. Vi har goda skäl till vårt val. Efter att Sun som stod bakom Open Office (från början under namnet Star Office) köptes av Oracle och nya ägaren även tog kontroll över kontorssviten föll Open Office i onåd i stora delar av open source-världen. Flera av utvecklarna av Open Office-projektet lämnade i protest och startade The Document Foundation som snart hade ett alternativ lanserat, Libre Office. Ett par mindre lyckade uppdateringar av Open Office gjorde också att nykomlingen plötsligt fick många anhängare, och i dag har man ett ansenligt grepp om marknaden.
