Jazzklubben Fasching i Stockholm är en liten organisation. Man har sex anställda som behövde komma åt gemensamma dokument. Alla körde Mac och hade alla dokument på en liten hårddisk som bara en i taget kunde komma åt. De valde att testa Google Drive för att det framstod som en smidig lösning. Andra produkter man tittade på kändes överdimensionerade.
Bland inkörningsproblemen var det lite knepigt att få alla att förstå att samtliga personer behövde en Gmail-adress för inloggning. Däremot har man kvar en företagsmejladress för extern kommunikation.
– Vi hade en jättefil med data från 2002 och framåt som vi hade lite problem att importera från Excel. Vi fick till slut in formlerna, men fick göra om formateringen med färger och liknande, säger Karin Sävström, kommunikationschef på Fasching.
Personalen på jazzklubben har nu tillgång till alla gemensamma filer genom molnet,
och de tycker att det känns säkrare än den lilla externa hårddisken. Det går att install-era Google Drive lokalt på datorn, vilket gör att alla kan använda dra-och-släpp i filhanteringsfönster som vanligt. Karin Sävström berättar att hon brukar använda den lokala install-ationen bland annat till bildhantering, medan hon oftast skriver textdokument i moln-versionen.
De anställda gillar samarbetsfunktionerna. I molnet lägger man upp bilder som alla har tillgång till, och man kan köra korrvändor på texter smidigt via Google Drive. Det är bra att det går att sätta olika behörigheter för olika personer. Det finns en omfattande historik så att det går att se när någon varit inne i dokumentet och gjort något. Man kan också vara inne flera personer samtidigt i samma dokument och redigera. Karin Sävström nämner särskilt att hon gillar chattfunktionen när man redigerar tillsammans.
En annan fördel som hon tar upp att det är nu är lättare att dela materialet med personer utanför den egna organisationen.
– Det är bara att lägga alla filer i en gemensam mapp som man delar ut, säger hon.
– Vi kommer nog inte att lägga pengar på någon ny Office-version, utan nöja oss med att använda kontorsprogrammen i Drive.
Hög tröskel till Zoho
Rolf Sävström menar att det finns en hög ekonomisk tröskel för att gå över till Zoho:
– Visserligen verkar månadskostnaden låg, men med tanke på att de flesta redan använder, och kan, Microsoft Office kommer det att kräva stora utbildningsinsatser för att införa Zoho i ett företag.
Som exempel på de utbildningskostnader som tillkommer tar vi Informator, som håller kurser i Office 365 för dem som redan i dag använder Microsoft Office. För en endagarskurs tar de 5 990 kr per person. Det blir 1,2 miljoner kronor för ett företag med 200 anställda som behöver utbildning.
Lynda.com har onlinekurser på engelska i Google Drive, Office 365 plus mycket annat för cirka 165 kronor per månad.
Det är svårare att hitta kurser i Zoho. Om ni inte skräddarsyr er egen kurs för personalen får ni nöja er med det som finns inbyggt i systemet och lite Youtube-snuttar.
Räknar vi på 200 användare kostar Google Drive cirka 85 000 kronor per år. Det är knappt hälften av vad Zoho Docs Premium plus Mail kostar.
Zoho säljs modulvis och vi tar med Mail-modulen i räkneexemplet för att få liknande funktionalitet som i de övriga bägge paketen. Vi hamnar då på knappt 180 000 kronor. Google Drive kostar ungefär en tredjedel av Microsoft Office 365 Midsize, där vi hamnar på ungefär 250 000 kronor för 200 användare.
Detta kan ställas jämföras med att ett traditionellt ägt kontorspaket, Microsoft Office 2013, kostar 4 799 per person eller 959 800 kronor för 200 licenser. Lite beroende på avtal kan man installera Office 2013 i två enheter, medan man med molnlösningen lockar med att man kan installera den lokala kontorsprogramvaran i fem enheter, vare sig man kör pc eller mac.
