Vilket är det bästa kontoret i molnet?

Tele2 lägger just nu handen vid de sista testerna innan man migrerar till Office 365. Totalt är det lite över 8 000 användare i många länder som ska migreras. Alla användare får Office 2013 installerat på sina datorer som en del i migreringen. Enligt en tekniskt insatt källa finns det tre skäl till att Tele2 går över från IBM Lotus Notes till Microsoft-molnet: ekonomiskt, tekniskt och säkerhetsmässigt.

Notes-licenserna kostar enorma pengar årligen och det backup-system man använder offline för e-postarkivet är minst lika dyrt.

– Jag har sett beräkningar på att vi kan räkna hem hela investeringen i Office 365 på bara två–tre år, och då ligger ändå Office 365 för hela företaget på över tio miljoner kronor”, berättar TechWorlds källa.

Lotus Notes andas 1990-tal

IBM Lotus Notes är en ålderstigen proprietär plattform. Hanteringen är omodern och andas 1990-tal, och dessutom finns det mycket få produkter som till exempel kan synkronisera moderna telefoner mot Notes. Man behöver en mer mobil lösning.

Allt mejlrelaterat kommer att migreras till Office 365, men Notes används också till mycket annat på Tele2. Där finns databaser för tidrapportering, ärendehantering, systembeskrivningar, support och mycket annat. Det som går kommer att migreras till andra lösningar, resten kommer att webbanpassas och köras mot Notes-servern via webbläsare eller en Citrix-lösning.

Hur Tele2 kommer att använda Skydrive är lite osäkert i nuläget. Avsikten är att så få som möjligt ska behöva ha Notes-klienten installerad, eftersom den kostar licenspengar.

Anställda installerade tredjepartslösningar

På Tele2 har man ingen officiellt framtagen synkronisering, vilket gjort att anställda på egen hand installerade tredjepartslösningar, till exempel Awesync, för att få in almanacka, adressbok och mejl i sin Iphone eller Android-telefon.

Lotus Traveler, alltså IBM:s mobilapp för Notes, fungerade inte bra, och många valde därför att helt enkelt synkronisera in sin jobb-Notes i Google Calendar eller IOS-kalendern. Det gjorde i sin tur att potentiellt känsliga mejl och kalenderposter, ibland med bifogade filer, blev synliga för till exempel leverantörer.

Migreringen har endast resulterat i ett tillfälligt avsteg från Tele2:s normala säkerhetspolicy. För fjärråtkomst till resurser hos Tele2 krävs normalt tvåfaktorautenticering. Den lokalt installerade Outlook-klienten i Office 2013 har inte stöd för det, så den har fått dispens till nästa version av Office, då Microsoft har utlovat stöd för tvåfaktorautenticering.

Valde att inte integrera med AD

På Tele2 har man valt att köra Outlook 365 helt separat från Active Directory, vilket innebär att man inte kan utnyttja single sign-on med synkroniserade lösenord.

Man har i förväg laddat upp instruktioner om de vanligaste arbetsmomenten på intranätet. Användarna får nu förvarningar i flera steg, och de lokala Office 2010-installationerna uppgraderas till Office 2013.

Ett Office 365-konto med slumpat lösenord skapas. Vid själva migreringen körs sedan skript som kopierar all information i Notes – mejl, kalendrar, uppgifter, adressböcker och annat – till Office 365-kontot.

Det hela avslutas med att användaren får ett mejl till sin Notes-brevlåda som säger att migreringen är klar och ger en instruktion om hur man drar igång Office 365.

Ett antal pilotpersoner har redan migrerat och för en del av dem förstördes kalendern i samband med övergången.

Oroar sig mest över säkerheten

TechWorlds källa kan rabbla många fördelar med Office 365:

– Det blir mer tillgängligt, mer mobilt. Man får möjlighet att installera Office 2013 på upp till fem privata datorer, man kan jobba på distans med antingen Outlook 2013 eller Outlook 365, och Skydrive ger möjlighet att flytta med och jobba med filer var man än är.

Nackdelarna är främst säkerhetsmässiga:

– Man ger ett stort amerikanskt företag tillgång till sin mejl,
kalender och adressbok, bifogade filer och filer uppladdade i Skydrive, med allt vad det innebär av avlyssning och säkerhetsproblem, säger vår tekniskt insatta källa på Tele2.

– Personligen känner jag att säkerhetsfrågorna är det som är mest eftersatt. Microsoft har lovat att alla data ska finnas bara på serverfarmer i Nederländerna och på Irland och därför kommer att lyda under europeisk datalagstiftning. Däremot är det ju ett faktum att de samarbetar med NSA, och jag har svårt att se att NSA bryr sig om den typen av avtal. Jag är också personligen orolig för hur amerikansk underrättelsetjänst hanterar frågor relaterade till industrispionage: om vi skulle konkurrera med amerikanska bolag om viktiga affärer i viktiga länder misstänker jag att vi skulle bli utsatta för industrispionage – och det blir ju bara lättare om vi ger all vår information till ett amerikanskt företag.

TechWorlds slutsats

Microsoft Office 365 är det bästa valet för det större företaget som också har resurser att utbilda användarna i den nya miljön – för utbildning behövs, eftersom miljön inte är så självklar som man kanske kan tro, även för den som redan är välbekant med Office.

För det mindre företaget kan Google Drive ge ett smidigare insteg i molnlandskapet. Det är en intuitivare miljö för användaren att komma igång med, och utbildningsinsatserna som behövs är inte lika omfattande.

För företag som har behov av programmoduler för kundstöd, pers-onal--administration, fakturor, rapporter och enkätundersökningar kan Zoho vara ett alternativ värt att granska. Men då får man vara beredd på att gränssnittet ofta halkar över till engelska – det är bara sista lagret yt-finish som översatts till svenska. Man får också räkna med att skräddarsy sitt eget utbildningspaket på svenska för de moduler som man väljer att köpa.

Office 365 vinner framför allt tack vare stor funktionalitet, hantering av många filtyper och att gränssnittet är översatt till svenska, inklusive hjälpsystem. Tvåa kommer Google Drive, som har lägst instegströskel och inte ställer så stora krav på utbildning av användarna. Zoho känns lite mer udda, men kan ändå locka företag som vill ha en prisvärd crm-lösning och andra moduler i samma paket.

Förutom TechWorlds expert lät vi också tre testpersoner få tillgång till Office 365 Midsize Business, Zoho Premium och Google Drive, för att lägga upp filer och arbeta i. De fick ingen inledande utbildning, utan tanken var att se hur pass intuitivt det gick att komma igång på egen hand.

Dessutom har företrädare för två helt olika företag intervjuats om sina erfarenheter av att ta steget upp i molnet.

Det är inte fullt så lätt som leverantörerna påstår att hoppa över till moln-kontor. Användarna behöver utbildas, och företagen kommer att behöva behålla mycket på lokala servrar under överskådlig tid, vilket ger en komplicerad hybridmiljö.

Men säkert är att molnlösningar kommer att vinna mark. Inte minst den ökade mobiliteten och de enklare samarbetsmöjligheterna borgar för detta. Och för företag som tvekar finns risken att medarbetarna på eget bevåg kör molnracet i externa samarbetsprojekt, bara för att det är så smidigt.

Det rimliga är nog att börja med att köra en molnlösning i vissa projekt-sammanhang, om inte annat för att kunna behålla kontrollen över hur dokument skickas och lagras på externa servrar.