Bristen på kompetent arbetskraft i it-sektorn är skyhög. Att det dessutom råder bostadsbrist i de mest kunskapsintensiva storstadsregionerna gör naturligtvis saken ännu värre. Men även it-företag på mindre orter har minst lika svårt att hitta rätt kompetens i det lokala utbudet.

Ett effektivt sätt att nå ut till en bredare grupp och komma åt rätt kompetens är att anamma distansarbete. Även om det länge varit möjligt för många att spendera minst en dag i veckan arbetandes hemifrån, börjar distansarbete på heltid bli allt vanligare.

I en studie från analysbyrån Usamp gjorde förra året framgår att närmare 65 procent av de tillfrågade hade en arbetsgivare som tillät arbete på distans. Två procentenheter fler av de tillfrågade, 67 procent, upplever att de är mer produktiva på distans och ännu fler känner sig "befriade".

Men även om telefon- och videomöten i många fall kan ersätta fysiska träffar föredrar en betydande andel fortfarande att träffas ansikte mot ansikte. Drygt en av fyra ansåg sig vara mer produktiva på arbetsplatsen än hemma och lika många föredrog fysiska möten framför virtuella sådana.

Behöver du alltid vara tillgänglig?

För att distansarbete ska fungera krävs det att både den anställde, andra medarbetare och ledningen anpassar sig. När man inte längre sitter tillsammans gemensamma tider blir tillgänglighet en viktig fråga. Behöver medarbetarna vara tillgängliga vanliga kontorstimmar?

Men att mäta prestation är kanske den knepigaste och känsligaste frågan. Är det nedlagd tid som ska tidrapporteras eller kan de faktiska resultaten räcka? Om det inte finns ett förtroende för medarbetaren är risken stor att det blir ett infekterat klimat.

Även om det för den anställde kan tyckas bekvämt och praktiskt att kunna arbeta hemifrån kan det istället bli ett stressmoment. Att skilja på jobb och fritid när jobbet utförs hemifrån är en utmaning som det krävs rutiner för att klara av.

Tobias Hieta, som är ett av tre kugghjul i podcasten Kodsnack, är distansanställd hos Plex som framförallt är kända för sin mediacentral.

Hur ser en vecka som distansmedarbetare på Plex ut, vilka rutiner har ni?

– En dag börjar oftast med att jag läser igenom mina meddelanden på våra två olika huvudverktyg, Slack och Github. Slack använder vi för realtids konversation och den har också ett arkiv så det är lätt att gå tillbaka och läsa om vad som sagts medan jag sovit. I Github har vi all våran källkod och våran ärendehantering, där brukar jag ha ett gäng kommentarer och ett par nya ärenden för det mesta.
 
– Mellan åtta och nio har jag ungefär en timmes möjlighet att synka med min chef. Han sitter på Hawaii och det är tolv timmars skillnad och brukar titta in då. Sen är det oftast jobb efter egen prioritering eller något som dykt upp. Mina huvudprojekt är båda europeiska projekt så mitt team sitter i samma tidszon, så det är ganska mycket diskussioner under dagen via Slack eller Google Hangouts om vi behöver använda tal eller bild.

– Dagen slutar med att mina amerikanska kollegor vaknar upp vid runt klockan fyra på eftermiddagen och då har man runt en timme på sig att lämna över och synka igen. Varje team organiserar sina egna möten och uppföljningsrutiner om det behövs. En gång varannan vecka har vi en stor telekonferens med alla anställda där ledningen pratar igenom dom större frågorna som är aktuella.

Känner du att du får mer gjort än om du satt i ett kontorslandskap?

– Ja och nej. Jag tror definitivt att jag får mer gjort när det gäller min kod i många fall. Det är mycket lättare att koncentrera sig och fokusera på det man behöver göra. Det finns dock tillfällen där det tar lång tid att bara få en kollegas input eller feedback, man kan inte enkelt ställa sig runt en whiteboard och prata igenom en arkitektur eller ett krångligt problem.

– Tidszoner kan också vara väldigt frustrerande när man sitter fast eller vet att någon annan sitter fast pga en själv. Fördelen som vi har det är att vi kan rekrytera dom absolut bästa i fältet utan att vara fast i en region, det gör att jag upplever en netto-vinst hur man än vrider på det.

Hur upplever du bristen på det sociala som en fysisk arbetsplats annars ger?

– Jag är mycket av en ensamvarg. Det är klart att man kan sakna en spontan-AW eller många av dom andra sociala interaktionerna som händer på arbetsplatser, men jag har hittat andra sätt att kompensera. En anledning till att vi har blivit väldigt duktiga på att spela in våran podcast med jämna mellanrum är för att annars saknar jag någon att prata igenom det jag jobbat på med någon.

– Sammanfattningsvis kan man väl säga att jobba ensam på distans är inte något för alla. Men för mig passar det väldigt bra. Jag spenderar mycket tid med min familj och mina barn, jag har flexibilitet att fixa alla vardagssaker som behövs tas hand om (jag storhandlar mitt på dagen alltid, mycket lugnt) och jag fastnar aldrig i en bilkö!

Hur ser då en arbetsgivare på att ha distansanställda? Savelend är ett finansföretag där samtliga medarbetare arbetar på distans, i olika städer och länder. Vi frågar Ludvig Pettersson, vd för Savelend.

Hur ser ni på att ha anställda som jobbar helt eller nästan helt på distans?
 
– Överlag ser vi positivt på distansarbete då det medför ett större eget ansvar vilket gör att rätt individ gör ett bättre arbete. Men för vissa uppgifter såsom kundtjänst kan man tjäna på att sitta samlade för synergieffekter.

Vilka fördelar upplever ni med distansarbetade anställda jämfört med om de hade suttit på plats?

– Vi som företag får en billigare overheadkostnad och nöjdare anställda. De får ta mycket egna initativ, men det ställer även krav på ledningen att vara tydliga i direktiven om vad som förväntas av de anställda.

Vilka utmaningar och problem känner ni av och hur försöker ni lösa dem?

– Det kan delvis vara svårare med uppföljning och kontroll vilket kräver mer tillit. Vi minskar barriären med hjälp av Skype, Asana och Google Drive där vi har dagliga uppföljningsmöten och checklistor för att se att arbetet utförs som förväntat, säger Ludvig Pettersson.