Hösten 2010 gjorde vi ett test av videokonferenssystem, för att se hur sådana lösningar kunde se ut om man inte ville skaffa egen server för ändamålet. Redan då hade det börjat snackas om molnlösningar och vi hittade flera lösningar där företaget inte behövde investera i extra servrar för it-avdelningen att böka med.

Nu har det gått fyra år och vi ville åter igen besöka den här branschen för att se om det skett något nytt. Vi märker att tekniken har tagit flera kliv framåt. Den mobila bandbredden har ökat, speciellt med 4g, men även 3g-tekniken har vässats rejält, vilket gör att det är enklare att koppla upp sig på distans
med mobila klienter – datorer med mobilt bredbandsmodem, surfplattor och smartphones.

Nya stora aktörer som Google och Adobe har dykt upp på marknaden med tjänster färdiga för företagsbruk, och många traditionella videokonferens-leverantörer har förenklat hanteringen och förbättrat funktionerna.

Scenario

Företaget har cirka 100 anställda, alla med personlig Windows-pc och jobbtelefon, en del Android och andra Iphones. E-post och gruppfunktioner sköts i dag med Outlook och lokal Microsoft Exchange-server. Hälften av
de anställda jobbar på samma kontor, och hälften reser runt i landet som säljare, utbildare och servicepersonal.

Företaget vill nu hitta en lösning där samtliga anställda, samt en del externa partners, konsulter och kunder, kan delta i mindre möten på distans via webbkamera. Det ska helst fungera både helt online och i
fysiska mötesrum med fast skärm och kamera.

Kvar i samma hjulspår

Men vi upptäckte också att en hel del leverantörer kör på i gamla hjulspår. De klassiska videokonferensexperterna Cisco, Tandberg och Polycom jobbar mestadels kvar på samma sätt som förut, utan egen tjänst, utan i stället med lokala svenska partners som står för infrastrukturen och sätter ihop sina egna tjänstepaket med olika klientlösningar för pc, mobiler och plattor kombinerat med till exempel Polycoms terminaler för mötesrum på kontoret.

Här har vi testat sex stycken lösningar som alla levererar videomöten som tjänst, med olika funktionsutbud, tekniska lösningar, och abonnemangs-former. Tjänsterna vi valt att titta på är dels lösningarna från de stora mjukvarujättarna Microsoft, Google och Adobe, dels ett par av de svenska leverantörerna med etablerad teknik från företag som Polycom och Cisco i
infrastrukturen.

Vi har fokuserat på hur tjänsterna fungerar ut ett administrationsperspektiv och hur upplevelsen för slutanvändaren är, om man ansluter till helt virtuella mötesrum med andra datorer eller mobila klienter, eller ska ansluta till en
digital terminal i ett mötesrum på arbetsplatsen.


TechWorlds testare Mattias Inghe.

Så gjorde vi testet

Tjänsterna testades på tre separata klienter:
• stationär pc med Windows 8.1, fyrkärnig Intel Core i5, 50 megabit per   sekund-uppkoppling, Microsoft Lifecam 720p-webbkamera och en separat bordsmikrofon.
• bärbar pc med Windows 7, dubbelkärnig Core i3 och  wifi-uppkoppling.
• Sony Xperia Z3 smartphone med Android 4.4 och
  lteuppkoppling.

I testet bedömdes bild- och ljudkvalitet manuellt. Vid användning av webbgränssnitt använde vi den av tjänsten rekommenderade webbläsaren. 

Adobe Connect

Connect är ett system utan separat klientprogram – allt sker i webbläsaren med ett Flash-baserat gränssnitt. Det gör att tjänsten är kompatibel med de allra flesta system, från Windows och Mac OS till Linux- och Solaris-datorer.
Connect går liksom flera av testdeltagarna att köpa och installera som lokal server, men här har vi valt att titta på en tjänstelösning på Adobes europeiska serverkluster.

Adobe säljer inte Connect direkt till kunder i Sverige utan det sköts av lokala partnern Wezupport, som både levererar lokala installationer och förmedlar Connect som tjänst.

Att allt är webbaserat innebär att utrullning till användarna på företaget är minimalt ansträngande, ett mejl med en webbadress är allt de behöver för att komma igång. Dessutom finns separata appar för Android och IOS om man vill koppla upp sig via telefon eller platta.

Adobe Connect
I Adobe Connect kan man göra det mesta – samarbeta på en whiteboard, dela filer, skicka textmeddelanden, lägga upp anteckningsblock, göra omröstningar och mycket, mycket mer.

Inte utan bryggor

Connect är ett system med proprietär teknik som inte kör på de etablerade marknadsstandarderna som h.264 och sipadressering. Det innebär att man inte kan ”ringa upp” till exempel en Polycom-klient eller Lync-användare, något som många större företag efterfrågar. I alla fall inte utan tredje parts brygglösningar.

Det här begränsar dock utbudet av videosystem för konferensrum till sådana som är baserade på en pc med mikrofon och webbkamera. Å andra sidan är det inte så viktigt, eftersom även externa användare utan konto i systemet enkelt kan bjudas in och delta i möten. Allt de behöver är en internet-uppkoppling och en webbläsare.

Adobe Connect är testets i särklass mest funktionsfyllda system, och själva videodelen är bara en komponent bland många för samarbeten online.

En användare kan skapa flera permanenta möten som alla är ett virtuellt skrivbord där ett tjugotal ”hubbar” med olika funktioner kan placeras. Videochatt är en av dessa hubbar, sedan finns skärmdelning, textchatt, mediaspelare, röstningsmodul, och så vidare.

Det finns en handfull färdiga förinställda layouter för till exempel presentation med ett stort fönster i mitten för exempelvis en Powerpoint. Eller så komponerar man ihop sin egen layout av valfria hubbar.

Värd eller deltagare

En deltagare är antingen mötesvärd eller kallas just deltagare. Mötesvärden kan styra layout, vilka hubbar som används, vilka deltagare som ska synas och höras, och kan också ”uppgradera” deltagare till värdar. Det hela är relativt intuitivt, och den som vill lägga ner tid och lära sig finesserna
kan få ut mycket nytta av funktionsrikedomen.

Mötesvärdar kan bland annat kommunicera privat vid sidan av det offentliga mötet, förladda och förhandsvisa innehåll innan det presenteras.

Men det kan också bli överväldigande och rörigt om allt man egentligen behövde var ett snabbt och enkelt videosamtal mellan två eller flera personer. Möten kan spelas in, och du kan också redigera de inspelade
mötena så att till exempel deltagarnamn döljs innan det visas upp eller exporteras som videofil.

Mobilapparna till IOS och Android fungerar precis som webbappen, och speglar dess layout och hubb-placering. Det är smart och kompetent, men har en tendens att bli rörigt på en allt för liten skärm, och det är inte alltid all relevant information får plats.

Kräver mycket bandbredd

Vi upplever videokvaliteten som godkänd men noterar att den tar en hel del bandbredd jämfört med en del av konkurrenterna. Bandbreddskravet ökar för slutanvändaren beroende på hur många videofönster som visas. 512 kilobit per sekund är minimikravet, och för ett möte med 6 deltagare och bra
bildkvalitet rekommenderar Adobe 2 megabit per sekund.

Det finns två abonnemangsformer för Adobe Connect som molntjänst. ”Namngiven användare” är den ena, där ett konto (licensägarens) skapar mötesrum. Övriga användare kan inte skapa mötesrum. men man har ett stort antal "stolar", upp till 100 deltagare. Det här blir prisvärt per stol i en organisation där webbmöten är planerade och ganska centralstyrda. Ju fler som behöver kunna skapa möten och skicka inbjudningar, till exempel olika avdelningschefer, desto fler licenser behövs.

Den andra formen kallas ”Samtidiga användare”. I den kan alla användare skapa rum, men man har ett begränsat totalt antal ”stolar”, alltså parallella användare som deltar i möten. En licens är en "stol". Det här passar företag som behöver snabba möten mellan färre personer, och man inte alltid kan gå via central admin. Ju fler som behöver ha möten samtidigt, desto fler licenser.

Google Apps for Work

Om du kör företagets e-post på eget domän i Google Apps for Work (tidigare Google Apps for Business) har du där redan en grundläggande videomötes-funktion – det är kort och gott samma Google Hangouts som alla användare av Gmail eller en Android-telefon får gratis.

Man har möjlighet att ringa upp andra Google-konton och delta i chatt, röstsamtal eller videosamtal i grupper upp till 100 deltagare. Vid videosamtal begränsas man till videoström från de 10 mest aktiva deltagarna. Det finns också möjlighet att via Google Plus skapa webbsändningar där ett gruppsamtal strömmas live via Youtube. De sändningarna spelas också in.

Men det finns vissa skillnader på det publika Hangouts och det som finns i Apps for Work. Du som administratör för organisationens Google-konton kan få bättre kontroll på hur och när Hangouts används, och du kan schemalägga möten i Google-kalendern och få viss användarstatistik. Det finns också ett insticksprogram för Microsoft Outlook, för att schemalägga Hangouts-möten i Outlook-kalendern.

Google Apps for Work
Google Hangouts i Google Apple for Work är densamma som även finns gratis för privat bruk, men med central kontoadministration och en del experimentella insticksfunktioner blockerade.

Missar massor av appar

Hangouts för Work har också färre funktioner i klienten. Du har inte tillgång till en hel uppsjö extra appar, till exempel delning av Youtube-klipp, som finns i privata Hangouts. Du kan textchatta och skärmdela dina öppna fönster på datorn, men det är allt.

Google använder egenutvecklade men öppna omkodare vp8 för videoöverföring i stället för branschstandarden h.264. En orsak till det är att Google vill göra Hangouts tillgängligt för så många olika klienter som möjligt, däribland prestandasvaga Android-telefoner och Chromebooks, och vp8 ska kunna leverera 720p hd-kvalitet med lägre utnyttjande av systemresurser.

Den kanske mest uppenbara nackdelen med Hangouts som videomötes-plattform är att det internt inom Google-världen fungerar bra, men att varje användare måste ha ett Googlekonto. Att bjuda in deltagare till samtal som varken har Gmail privat eller på jobbet, eller som inte vill använda sitt privata
Google-konto, är inte ett alternativ – så länge man inte använder sig av vanlig telefoni. Det går nämligen att ringa till telefoner med lokal taxa.

Inte kompatibelt med rum

Med egen videoomkodare och eget adresseringssystem är Google Hangouts inte kompatibelt med de flesta stora videorumssystem. Enheter som är baserade på en pc och standard-webbkamera fungerar, och Google har i år lanserat en egen konferensrumslösning kallad Chromebox for Meetings, ett
enkelt sätt att sätta upp Hangouts-kompatibel klient i ett konferensrum med Chrome OS-dator, kamera och mikrofon.

Det är i dagsläget oklart om den kan levereras till Sverige, men den går att beställa även av svenska företag via Googles webb. Hanteringen av användare i Apps for Work är relativt enkel. Har du Exchange-server för företagets e-post kan du lätt importera konton därifrån, och i Googles system finns goda möjligheter att dela in kontona i grupper, sätta roller och
rättigheter.

Men Hangouts är inget alternativ för den som vill vara kvar i sin gamla mejl- och kalenderstruktur. För att använda det här systemet på ett någorlunda praktiskt sätt bör organisationen använda hela Apps for Work i vardagen, även för mejl, kalender och gruppfunktioner. Du startar samtal från
Gmailgränssnittet eller Google Plus. Allt går smidigt om alla anställda ändå använder de funktionerna – allt blir väldigt omständligt annars.

Microsoft Lync Online

När vi testade videomötestjänster senast hade Microsoft Lync precis blivit ett begrepp, och nu fyra år senare är det den video och chattlösning som många företag, stora som små, har anammat. Och det är inte så konstigt, med tanke på Microsofts övriga dominans inom pc- och kontorsvärlden.

Lync är tätt integrerat med andra Microsoftprodukter, och blir det naturliga valet för många av de företag som vill gå ifrån att användarna använder privata Skype-klienter för videokommunikation.

Lync ingår i Business Premium- och Enterprise-versionerna av Office 365. I ett medelstort företag med upp till 300 användare kostar hela den sviten 86,60 kronor per användare och månad. Det går också att för en mindre slant komplettera med Lync Online separat om du sitter med vanliga fasta
Officelicenser eller inte behöver Office för alla användare, men mest prisvärt blir det i kombination med Office 365.

Många videolösningar i dag har lämnat separata Windowsprogram därhän och övergått till enbart webbgränssnitt och mobilappar, men Lync är ett program som installeras och körs på datorn.

Det finns också en Lync Web App för den som inte har tillgång till sin dator med Lync, eller för externa användare som då tillfälligt kan bjudas in och delta i möten.

Microsoft Lync Online
Lync har på några få år blivit en central del av många företags kommunikationslösning. Det är lätt att först varför. Gott om smarta funktioner, relativt billig och lätt att integrera med de Microsoftprodukter man redan har.

Direkt från Lync-klienten

Tack vare sin starka marknadsställning är också flera andra videosystem Lync-kompatibla, så att du kan ansluta in i deras möten direkt från en Lync-klient. I och med version 2013 av Lync-klienten samma h.264-standard för mediaströmning som ett flertal andra videokonferenssystem, vilket alltså underlättar kompatibiliteten med dessa. Sådana är ofta också kompatibla
med Lync 2010, men med sämre bildkvalitet och begränsad funktionalitet.

Den som är bekant med Office 360 finner troligen inga problem med att hantera användare i Lync Online, de kan importeras från Exchange Server och Active Directory, och det är snabbt och smidigt då man håller sig i Microsoft-miljö.

Kontohanteringen för den som köper Lync separat är rättfram – du får en pott med icenser, en per användare, och kopplar dem till e-postadresser.

Lync är främst tänkt att köras som installerad klient på en persondator med webbkamera. Det finns också en webbaserad klient, men den är primärt lämplig när man vill bjuda in externa gäster till möten.

Funktionerna är desamma i båda klienterna, förutom att datorklienten har en extra del, en kontaktlista med företagets registrerade användare och användarens egna inlagda kontakter. Tanken är att användarna har den listan igång på datorn konstant, kan signalera tillgänglighetsstatus och snabbt
starta textchatt, röstsamtal eller videomöte med en eller flera personer.

Lync har också av naturliga skäl mycket bra koppling till Outlook för schemaläggning och inbjudning till möten.

Förutom videosamtal får deltagarna ett användbart knippe funktioner för att dela innehåll och göra presentationer. Skärmdelning och delning av enskilda program på datorn är självklara, sedan får man också tillgång till en whiteboard, ett speciellt Powerpoint-läge, omröstningsverktyg, möjlighet att
spara ner whiteboard-sessioner till Onenote, dela befintliga Onenote-dokument, samt dela valfria filer via Onedrive eller Sharepoint. Det är inte ett lika enormt funktionsutbud som i Adobe Connect, men det är i stället lite mer snabbhanterat och lättare att överblicka.

Mobila klienter för Lync finns till Android, IOS och Windows Phone. De har samma funktioner i grunden som skrivbordsklienten, med undantaget att du har begränsade möjligheter att delta i delningsfunktionerna.

Ricoh Cloud 2 Meet

Cloud 2 Meet är en av flera tjänstepaket sammansatta och sålda av lokala svenska leverantörer. De använder sig av standardiserad infrastruktur, servrar och bryggor från leverantörer som Cisco och Polycom, och tillhandhåller också ett rett utbud av konferensrumshårdvara som man kan koppla till systemen.

Ricoh är kanske mest kända som skrivarleverantör, men har ett brett utbud av tjänster inom dokumenthantering och kommunikation för företag.

Cloud 2 Meet är en av dessa, en relativt enkel men effektiv mötestjänst som fokuserar på bra bild- och ljudkvalitet, bra kompatibilitet med andra system och minimalt krångel både för slutanvändare och för it-avdelningen. Faktum är att det inte finns någon administrations- och kontohanteringsdel för
företaget, i stället skickas en lista namn till Ricoh och de registrerar användare i systemet.

Varje användare blir värd i sitt eget mötesrum som har en url för anslutning via webbgränssnitt och en adress enligt sipstandard med vilken de flesta stora mötesrumsklienter, och även folk som sitter med Microsoft Lync, kan ansluta.
Ett mötesrum har två lägen, antingen är du värd och har vissa kontroll-möjligheter, eller så är du gäst. Vilket du är bestäms av en pin-kod vald av mötesägaren som du matar in när du ansluter.

Licensformen är densamma som Adobe Connects ”Samtliga användare”. Man betalar för ett fast antal parallella samtal, som kan fördelas på fritt antal möten. Skulle ett företag överskrida sitt licensierade maxantal tillfälligt med några ”stolar” är systemet flexibelt. Alla får delta, men man får betala extra för det retroaktivt.


Webbgränssnittet webrtc som Ricoh använder fungerar i dagsläget inte i Internet Explorer, men desto bättre i Chrome. Det finns ingen mobilapp för samtal, men webrtc fungerar hjälpligt i Chrome på Android.

Byggt på öppen klient

Cloud 2 Meet är byggt på öppna webbklienten webrtc och en speciell gateway från ett företag som heter Pexip – den som möjliggör anslutning med webrtc och den enkla och öppna mötesstrukturen.

Webrtc har ett redigt gränssnitt utan särskilt mycket lulllull. Det är gjort för att se bra ut på olika typer och storlekar av skärmar. Funktionsmässigt är man här begränsad till skärmdelning, antingen i helskärm eller utvalda fönster.

Webrtc fungerar bäst i Chrome, men de flesta funktionerna har också stöd i Firefox och Opera. Det fungerar i dagsläget inte alls i Internet Explorer eller Safari – det finns insticksprogram från tredjepart som ger webrtc-stöd även i
dessa, men det kör du på egen risk.

Cloud2Meet är inte lika väl anpassat för mobila klienter som de övriga lösningarna. Appen Pexip har i dagsläget ingen videosamtalsfunktion, det är bara en översikt över mötesdeltagare och en skärm som den som deltar utan en pc kan visa presentationer på. Tanken är att du i stället ringer in till tjänsten med vanlig telefoni. Ricoh tillhandahåller svenskt nummer för uppringning.

Videoapp är på väg

Ricoh meddelar att appar för videosamtal är på väg och kommer att adderas till funktionsutbudet under 2015. Men det går faktiskt redan i dag bra att delta i videosamtal via
surfplattor och till och med mobiltelefoner som kör Android 4.3 eller nyare och har Chrome som webbläsare. Webrtc fungerar då utmärkt för videomöten och ser precis likadant ut som i datorn, så länge man valt ”Begär skrivbords-version” i appens inställningsmeny.

Undantaget att funktionen för skärmdelning inte fungerar, tillägget för det går inte att installera i Chrome för Android. Du kan titta på andras presentationer, men inte skicka egna.

Webrtc stödjer inte officiellt Chrome i Android och Ricoh ger inte support på det, men för Android-vana användare kan det vara ett plus att möjligheten finns.

Läs mer om webrtc här

Elisa Videra Personal Telepresence

Den sista tjänsten vi tittar på är Personal Telepresence från Elisa Videra, ett system som är baserat på infrastruktur och klientprogram från Vidyo. Det är faktiskt samma företag som även står bakom tekniken i Google Hangouts, men tjänsterna och funktionerna skiljer sig åt på flera avgörande sätt.

Vidyo Desktop är ett klientprogram för Windows, Mac OS och Linux. Det har samma uppbyggnad som Microsoft Lync, alltså en kontaktlista där användare kan se om kollegor är tillgängliga för samtal och sedan fritt starta tvåparts- eller gruppsamtal.

Det finns precis som för Lync också en webbklient, men den är även här tänkt främst för att bjuda in externa deltagare till möten.

Klienten i sig har inga direkt avancerade funktioner. Du kan textchatta parallellt med mötet och du kan dela din skärm eller ett aktivt program i ett presentationsfönster på samma sätt som i Google Hangouts och Ricoh Cloud 2 Meet.

Utöver det finns en webbaserad del kopplad till mötet, där mötets ägare kan få överblick, bjuda in fler deltagare och hantera inspelningar.

Företaget köper licenser utifrån antalet registrerade användare och kan administrera dessa i en behändig webbportal, på samma sätt som i till exempel Lync.

Användarkonton kan kopplas till företagets Active Directory med saml, eller hanteras manuellt utan större bekymmer, i alla fall om det är en mindre organisation. Vidyos gateway öppnar också för att ansluta telefonsamtal och andra h.264- och sip-baserade videosystem. Varje möte får då en sipadress som går att ringa upp.

Videra Personal Telepresence
Elisa Videras klient Vidyo har begränsad funktionalitet, men det som den gör, det gör den med beröm. Framförallt ljud- och bildkvalitet i samtal och responsen i presentationsläget är i toppklass.

Överlägsen kvalitet

Det mest positiva med Elisa Videras lösning är att videokvaliteten är på topp. Vi upplever den som snäppet bättre än de andra lösningarna vi testade i alla lägen. Färre kompressionsartefakter i bildöverföringen, lägre latens i samtalen (det är alltid några irriterande tiondelars fördröjning i videosamtal över internet, så allt som minskar det är positivt) och framförallt snabbare
respons i skärmdelningsfunktionen.

Om det här beror hårdvara på Elisa Videras sida eller någonting i Vidyo-klienterna låter vi vara osagt. Men med samma klienter och uppkoppling som vi använde för att testa de andra tjänsterna var skillnaden påtaglig. Alla duger gott och väl, men i Vidyo är snäppet snyggare.

Vidyo finns också som sagt som app till Android och IOS. Vi testade bägge och tycker att de fungerar problemfritt. Elisa Videra säljer även Vidyos lösningar för konferensrum och dedikerade videomöteshårdvara för skrivbordet. Köper man sådana får de helt enkelt en egen licens och blir en separat användare i kontaktlistan.

Kostnaden per användare är betydligt högre för Elisa Videra Personal Telepresence än för till exempel Lync. Det här är en tjänst för företag som värdesätter den högre bildkvaliteten, kompatibiliteten och möjligheten att utöka med riktigt telepresence-utrustning.

Test videomöten
Testresultatet. (klicka på bilden för att förstora den)

TechWorlds slutsats            

Det är väldigt stor skillnad på de olika tjänsterna, men inte vad gäller kvalitet. Skillnaden ligger snarare i hur de olika leverantörerna angriper det här med videomöten.

Microsoft, Google och Videra ger oss lösningar där videomötet är en flerpartsversion av ett videosamtal mellan två. I vissa fall känns det i sin tur som ett mervärde till ip-telefoni och textmeddelanden, speciellt i Google Hangouts och Lync.

Ricoh Cloud 2 Meet känns snarare som en anpassning av stora telepresence-system och fasta konferensrum för personliga klienter, och Adobe Connect som raka motsatsen, en virtuell mötesvärld byggd från grunden, med mängder av funktioner, men med ett slutet ekosystem som är svårt att kombinera med ett fysiskt mötesrum.

Det här gör det svårt att jämföra produkterna, och det blir inte lättare av att licensmodellerna är nästan lika många som leverantörerna.

Vad som är bäst för dig beror mycket på hur ditt företag är organiserat, vilka som behöver kunna skapa möten, och om man kan hushålla med resurserna eller behöver flexibel tillgång.

Vi imponeras av Adobe Connect, men inser också att det är en överdrivet komplex lösning för många. Användarvänligheten i Ricoh Cloud 2 Meeting är också lockande, men de har en bit kvar på den mobila sidan innan tjänsten känns komplett.

Vi utser Lync Online som det bästa alternativet för vårt tänkta scenario – speciellt om man samtidigt tar klivet till Office 360 och Exchange i molnet.

Andra alternativ erbjuder bättre bild, fler funktioner och bättre möjlighet att ansluta avancerade konferensrumsklienter, men Lync har mycket gratis av att vara just en Microsoftprodukt, vilket innebär att den är bra integrerad med
andra Microsoftprodukter som de flesta företag har, till exempel Active Directory, Office och Exchange. Man får en välfungerande och mångsidig lösning med låg kostnad per användare och i en relativt liten organisation är det en bra affär.