Sommaren 2011 såg Microsofts molntjänst Office 365 dagens ljus och på den tiden ingick bara en handfull tjänster. Sedan dess har mycket hänt och mängder med tjänster har tillkommit. Många företag är idag på väg in i Office 365 och ofta är det e-posten som de främst vill flytta ut i en molntjänst. Ibland stannar införandet där, vilket är synd då Office 365 har mycket mer att erbjuda. Här är genomgång av tjänsterna som ingår. Tänk på att olika licenspaket ger tillgång till olika tjänster och vanliga licenspaket är E1, E3 eller E5, där E5 är den mest kompletta – och dyraste – så innan du flyttar till Office 365 bör du kontrollera mycket noga att du får rätt tjänster i ditt licenspaket som svarar mot dina affärsbehov.

Exchange Online

Detta är den tjänst som vanligen driver företag till Office 365. Man vill inte längre ha ansvaret för sin egen e-postlösning och flyttar därför in den i molntjänsten. Exchange Online (EXO) ger varje användare tillgång till 100 GB stora brevlåda, webbmejl och möjlighet att hantera brev i telefonen med ActiveSync. Outlook kan givetvis ansluta till EXO och äldre klienter kan använda imap och pop för att hantera brev. Delade lådor som man har tillgång till utöver sin egen kostar inget och ska enligt Microsofts dokumentation vara 50 GB stora, men blir i praktiken 100 GB stora även dessa. Licenspaketet E1 ger enbart tillgång till en enklare form av EXO där du till exempel inte kan aktivera funktionen att bevara data av juridiska skäl så återigen kommer rådet att noga se över att du köper licenser som svarar mot dina behov.

Exchange Online Advanced Threat Protection

EXO innehåller ett inbyggt skydd för virus, spam och andra former av malware. Vill du gå bortom detta grundskydd bör du se till att aktivera Advanced Threat Protection (ATP) som består av två delar. Dels en funktion som fångar in alla bilagor i e-post och filer i Sharepoint och testar dessa i en ”detoneringskammare” för att se om det är någon form av okänd malware eller för att fånga upp spearphishing-attacker där malware tagits fram specifikt för att attackera ett visst företag. Den andra delfunktionen innebär att alla klickbara länkar som kommer in i e-post skrivs om så att de pekar på en tjänst hos Microsoft som i realtid kan kolla så att länken inte är känd för att leda till något skadligt, i så fall stoppas användaren från att nå sidan. ATP har också nyligen utökats med möjlighet att ge skydd för identitetskapning där någon felaktigt utger sig för att vara avsändare av ett brev.

Läs också: Nu finns Microsoft Office på alla Chromebooks


MyAnalytics

Licenspaketet E5 innehåller tjänsten MyAnalytics vilket är en tjänst som håller koll på din arbetsdag. Till exempel hur många och hur långa möten du går på, vilka personer du oftast träffar eller har kontakt med via möten, e-post eller Skype. Kort sagt kan du enklare se hur du använder din arbetsdag och du kan också ange mål för hur mycket möten du ska gå på under en vecka och sedan följs dessa upp automatiskt.

Office 365 ProPlus

Flera licenspaket ger dig rätt att installera och aktivera Office ProPlus (just nu Office 2016) på upp till fem olika datorer. Du kan också installera och aktivera Office på till exempel Ipads och dessa aktiveringar räknas inte av mot de fem ”normala” installationerna. Detta Officepaket installeras via click-to-run-teknik antingen direkt från Office 365 portal eller från lokal källa med till exempel SCCM och hålls sedan automatiskt uppdaterat så att du aldrig ramlar ur supportat läge avseende versioner av produkterna. Olika ”spår” kan väljas där det snabbaste innebär att du uppdaterar Office varje månad.

Office Online

Även om du har tillgång till ett lokalt installerat Officepaket i form av Office ProPlus så kan det ibland vara bekvämt att använda webbversionen av Office. Då kan du enkelt göra snabba redigeringar av dokument som ligger på din OneDrive eller ge någon möjlighet att redigera ett utdelat dokument utan att behöva ladda ner det till sin enhet. Office Online utvecklas ständigt och blir allt mer likt sin lokalt installerade motsvarighet. Word, Excel, Powerpoint och OneNote finns alla i webbversioner och de ändringar som görs i dessa synkroniseras till dina olika enheter om du valt att skapa offlineversioner på dessa.


SharePoint

Produkten Sharepoint Online (SPO) används på flera olika sätt i Office 365. SPO är en av få PaaS-tjänster som ingår i Office 365 och kan med fördel användas för att bygga ett eget intranät i molnet, till exempel för att ge ett indexerat dokumentlager. SPO används också som stödtjänst i flera andra tjänster, som OneDrive och Teams, genom att utgöra lagringsyta för dessa tjänster.

OneDrive

Detta är din personliga lagringsplats för filer i Office 365. Se det som en ”hemmakatalog” i molnet där filer kan sparas som tidigare placerades på din lokala filserver. De filer som placeras här kan enkelt delas med olika interna och externa användare och de är enkelt tillgängliga från alla olika enheter som du väljer att använda. Varje enskild användare får minst 1 TB lagringsutrymme och beroende på vilket licenspaket du använder kan man få upp till 5 TB eller ännu mer. Du som administratör kan ange en standardinställning för hur stor OneDrive inledningsvis ska vara och standardinställningen är just 1 TB. Om du har Windows 10 1709 så kan du använda funktionen Files On Demand vilket innebär att du ser alla filer som lagras på din OneDrive och kan lätt välja att synkronisera vissa av dessa filer till din lokala enhet för att ha tillgång till filerna utan internetanslutning.

Onedrive
OneDrive är din hemmakatalog i molnet där du lagrar personliga filer. Du kan nå dessa från valfri plats och enhet och även dela ut filer och mappar till andra interna och externa personer.

Yammer

Yammer kan förmodligen enklast förklaras med att säga att det är en företagsintern version av Facebook. Här kan människor mötas och dela idéer på en mer global skala. Olika grupper kan skapas för specialintressen och i dessa grupper kan folk sedan träffas och dela idéer. Du kan göra undersökningar och omröstningar och dela ut beröm till personer som gjort bra saker. Yammer är en SaaS-tjänst som är enkel och snabb att komma igång med och är troligen något av det första du vill komma igång med på företaget.

Yammer
Yammer kan ses som en ”företagsintern Facebook” för lite bredare intern kommunikation. Intressegrupper kan skapas för att hålla ihop debattämnen i mindre forum.

Skype for Business

För mer begränsad kommunikation i mindre grupper eller mellan enstaka personer passar Skype for Business troligen bra. Du kan lätt skicka chattmeddelanden mellan en eller flera personer och även direkt skapa videomöten där ni kan dela ut applikationer eller hela skrivbordet till varandra för att samarbeta kring en viss arbetsuppgift. Att boka och genomföra möten via Skype spar mycket tid och resande och har i många fall helt förändrat möteskulturen på företaget.


Teams

Teams är ett relativt nytt tillskott till Office 365-familjen men är en tjänst som Microsoft verkar satsa en hel del energi på. Det är ett mellanting mellan Yammer och Skype, där arbetsgrupper kan samlas och utbyta meddelanden och också lagra filer som är gemensamma för att visst projekt. De meddelanden som skrivits är fortsatt synliga vilket gör det lättare för nya medlemmar att komma in i arbetet i teamet. En anledning till att Microsoft satsar på produkten är troligen att de har aviserat att den på sikt ska ersätta Skype for Business, som då alltså kommer att försvinna från Office 365. Vid helt nya införanden av Office 365 bör du alltså fundera över om du ska lansera Skype eller Teams som meddelandeplattform. Även om Teams är under utveckling så har den ännu inte alla funktioner som Skype har så undersök noga hur produkterna svarar mot dina krav innan du väljer plattform.


Microsoft Bookings

För mindre företag kan Bookings vara ett bra alternativ för att ge sina kunder möjlighet att boka tider med dig och dina anställda. Du kan ange vilka arbetstider som gäller och när du är tillgänglig och dina kunder kan sedan via en webbportal gå in och boka tider hos dig. För frisörer, massage eller liknande verksamheter kan detta mycket väl vara en tänkbar produkt att använda.


To-Do

To-Do är en liten men trevlig tjänst som gör att du kan skapa en checklista på vad du ska göra varje dag och enkelt stryka dem när du är klar. To-Do knyter an till ”Uppgifter” (Tasks) i Outlook så du kan lätt nå samma checklista från Outlook om du vill.


Stream

Denna funktion gör det möjligt att erbjuda en intern ”Youtube” där du i olika kanaler kan presentera exempelvis instruktionsfilmer för olika arbetsmoment eller varför inte lite snygga klipp från er senaste kickoff? Föregångaren till Stream heter Video men Video ska ersättas av Stream så det är ingen större idé att börja använda Video idag. Det är ännu inte möjligt att dela filmer anonymt med externa användare men det är en funktion som Microsoft undersöker och kanske kommer det att dyka upp i framtiden.

Läs också: Tummen ner för Microsoft Teams i första testet


StaffHub

Du använder StaffHub för att snabbt skapa arbetsscheman för hela personalen eller vissa arbetsgrupper och de anställda kan sedan se sina arbetspass direkt i StaffHub-appen på sin telefon. Personal kan också anhålla om att byta skift med varandra direkt i appen och om chefen godkänner ändringen så sker den direkt. Denna relativt okända tjänst har Microsoft nyligen valt att göra synlig direkt i portalen och beroende på hur din verksamhet är uppbyggd kan den vara mycket värdefull eller en parentes.


Flow

Detta verktyg är användbart för mer avancerade användare som vill skapa automatiserade arbetsflöden baserat på vad som händer i Office 365. Man kan till exempel tänka sig att du vill skicka automatiserade meddelanden till din chef de dagar du arbetar hemma eller att du vill att alla bilagor som skickas till dig via e-post automatiskt ska sparas undan i en mapp på din OneDrive. Det mesta i Office 365 kan användas som villkor och händelser kan triggas i många olika tjänster.


PowerApps

Med denna tjänst kan du skapa egna applikationer utan att vara världsmästare i systemutveckling. PowerApps blir enklare att använda om man har en del kunskap om programmering, men du kan klara dig rätt långt ändå. Med Powerapps kan du skapa tillämpningar som gör allt från att översätta inmatad text till olika språk till att bygga hela system för till exempel ärendehantering för it-personalen. Mycket av grundarbetet är klart i och med att användarna redan har konton och licens för produkten och färdiga appar finns att ladda ner för att kunna köra din applikation på valfri telefon.


Forms

Om er verksamhet har behov av att ibland samla in data från interna eller externa användare, till exempel kvalitetsundersökningar, genomföra prov eller helt enkelt ta upp anmälningar till ett event är troligen Forms något för er. Varje användare kan skapa formulär för insamling av data och publicera dessa externt. Insamlade data kan sedan laddas ner i Excelformat för vidare behandling, såsom att skapa grafer eller att användas som input till olika Powershell-script.

Forms.
Med forms skapar du formulär för undersökningar av olika slag. Du kan ange olika villkor, som om man ska få svara flera gånger på formuläret och vissa svar kan gömmas beroende på hur man svarat på tidigare frågor. Svaren hämtar du sedan ut i form av en Excelfil.

Planner

Detta tillskott har snabbt blivit populärt då det fyller ett affärsbehov som många företag har och som de idag kanske betalar stora pengar för. Planner är en tjänst för projekthantering och -planering där en projektledare skapar ett projekt, delar in detta i olika faser, skapar arbetsuppgifter och tilldelar dessa till olika projektdeltagare. Det är sedan enkelt att fördela om och klarmarkera uppgifter så att alla kan se hur det fortlöper och om någon har för mycket att göra. Projektet tilldelas också en filyta i Sharepoint för att lagra filer som hör till projektet och givetvis finns en app så att man kan hantera projektet på resande fot från sin telefon.

Planner.
Planner är ett verktyg där du hanterar projekt och arbetsuppgifter. Arbetsytan beter som en gammal hederlig flanellograf och du kan dra runt arbetsuppgifter till olika platser.

Sway

Ett populärt begrepp numera är ”storytelling” där du vill presentera ett budskap eller en produkt på ett så lättsmält och begripligt sätt som möjligt. Sway gör detta möjligt genom att automatiskt skapa en smakfull presentation baserat på exempelvis en Powerpointpresentation som du sedan kan publicera för extern konsumtion av dina kunder och leverantörer. Du kan givetvis också skapa en Sway direkt i tjänsten och bygga allt från grunden där.

Håll koll på tjänsterna

Med tanke på hur många olika tjänster som ingår i Office 365 kan det kännas bra att släppa på dem under kontrollerade former. Du kan därför ta bort och tilldela licenser för användarna så att de får tillgång till de ingående tjänsterna i lagom takt. Detta kan ske manuellt i portalen eller automatiserat baserat på Powershell. Det finns numera ett ännu bekvämare sätt som kallas för Group Based Licensing. Detta innebär att du knyter licenstilldelningen till en grupp i Azure AD och är en användare medlem i denna grupp så får han helt enkelt de licenser som gruppen har tilldelats.

Licenser.
Du kan tilldela licenser för olika tjänster som här direkt i portalen, men det blir mer effektivt via Powershell eller ännu bättre Group Based Licensing.

På detta vis kan du enkelt hantera licenser för tusentals användare på bara några minuter genom att lägga till eller ta bort dem ur en grupp. Genom att välja bort eller lägga till licens för en viss tjänst kan du på några minuter justera tillgång till StaffHub för tusentals användare.

Licenser.
Du kan tilldela licenser baserat på vilken grupp en användare är medlem i i Azure AD. Detta ske mycket snabbt och är troligen det mest effektiva sättet att hantera licenstilldelning.

Det dyker däremot ständigt upp nya tjänster och de befintliga uppdateras med nya funktioner med ibland bara några veckor mellan förändringarna så det gäller att ha fortlöpande koll på vad som händer med tjänsterna innan dina användare börjar höra av sig med frågor om varför det inte ser ut som förra veckan och för att du inte ska missa nya funktioner som du redan betalar för.

Tvåfaktorsinloggning

För att garantera att du och dina användare inte råkar ut för problem med att någon stjäl inloggningsuppgifter bör du aktivera tvåfaktorsinloggning för samtliga användare i Office 365. Detta ingår i tjänsten och är lätt att komma igång med via appen Authenticator som finns för både IOS och Android. På detta sätt kan ingen kapa ditt konto även om de skulle komma över ditt lösenord.


Sammanfattning

Office 365 är en i hög grad levande och föränderlig tjänst och det är en av de produkter som Microsoft satsar allra mest på just nu. Övergången till molntjänster sker just nu med hög hastighet och Office 365 är ofta första steget in i denna miljö för många företag, se till att utnyttja detta maximalt genom att dra nytta av alla ingående tjänster.