Som vana användare av ­Microsofts Officeprogram sedan de första versionerna var det inte utan viss fasa vi mötte det nya gränssnittet i Office 2007. Det mesta kändes ovant och de ­första dagarna var frustrationen inte långt borta.

Efter en knapp veckas användning var det värsta över och vi kunde konstatera att det nya gränssnittet faktiskt är betydligt mer effektivt och enklare att jobba med.


I Outlook blandas det gamla och nya gränssnittet. Huvudfönstret i bakgrunden använder de traditionella menyerna, medan redigeringsfönstret i förgrunden har den nya menyfliken.

I Word 1.0 fanns det cirka 100 kommandon. För varje version har många fler tillkommit. I Word 2003 finns över 1 500 kommandon, men arbetssättet har inte ändrats mycket sedan Word för Windows 1.0 kom 1989. Vi har vant oss vid djupa menyer och proppfulla dialogrutor. Trots det tycker vi att det nya gränssnittet är ett välbehövligt lyft.

Mallar en viktig fråga


Att miljontals användare behöver lära sig ett nytt arbetssätt är bara en av svårigheterna med uppgraderingen. Många använder tilläggsprogram samt anpassade menyer och mallar. Hur väl Office 2007 kommer att fungera med dem är en viktig fråga inför en uppgradering.


Alla gamla tillägg fungerar inte felfritt i Office 2007, vilket gör att även de kan behöva uppdateras.

För att testa det utgick vi från en installation av Office 2003 med tillägg från Adobe, Mindjet, Scansoft och X1. Dessutom fanns synkronisering från Outlook till handdator och mobil­telefon samt egenutvecklade vba-program installerade som menyer i Excel.

De flesta tilläggen fungerade efter uppgraderingen, men inte alla. Makrona för Acrobat 8 dök inte upp och vi fick inget felmeddelande om det. Adobes support konstaterade att det var ett känt problem som åtgärdas med en kommande uppdatering av Acrobat. Tilläggen för Mind­manager fungerade i alla program utom Outlook. Återigen är en uppdatering på gång. I våra egenutvecklade vba-program behövde vi göra några mindre kodjusteringar.

Går inte att anpassa


Tillägg hamnar på en egen del av den nya menyfliken uppdelat på menykommandon, verktygsfältskommandon och anpassade verktygsfält. Det är lite ologiskt, eftersom menyer och verktygsfält inte finns kvar i det nya gränssnittet. Som en övergångslösning med syfte att säkra kompatibilitet bakåt är det dock en godtagbar kompromiss.


Menyer och verktygslister har ersatts av menyflikar, som anpassas efter vad du jobbar med. Format baserade på teman gör det enkelt att förändra layouten för ett helt dokument.

Det går tyvärr inte att använda anpassade verktygsfält som i tidigare versioner av Office. Å andra sidan är behovet mindre när gränssnittet är bättre från början.

Uppdateringar på väg


För företag med många egna tillägg och mallar kommer det att krävas en hel del arbete för att säkerställa att allting fun­gerar i Office 2007. Skillnaderna är dock inte större än att det bör vara ganska lätt att åtgärda eventuella problem. Programtillverkare som gör tillägg till Office kommer troligen att ha uppdaterade versioner inom kort i de fall där det krävs.

Word, Excel och Powerpoint använder nya förbättrade fil­format som är xml-baserade och lagras i ett zip-komprimerat ­arkiv. Filerna blir betydligt mindre och det är enklare för ­andra program att läsa och skriva till formaten. Det går att öppna ­filerna med exempelvis Winzip och redigera någon av de ingående xml- eller resursfilerna. Vill du byta en bild i ett dokument går det att ersätta bildfilen ­direkt i zip-arkivet.

Office 2007 hanterar de gamla filformaten också. För Office 2000, XP och 2003 finns det ett gratis tillägg som gör att de kan läsa och skriva filer i Office 2007-formatet. Det underlättar övergången till nya filformat, eftersom det kommer att ta lång tid innan alla användare har uppgraderat.

Nytt är att Microsoft erbjuder möjligheten att skapa dokument i filformat som går att visa med bibehållen layout även för den som inte har Office. Både ­Adobes pdf-format och xps (xml ­paper specification) kan användas, men du måste hämta ett gratis tilläggsprogram från ­Microsofts webbplats för att få den funktionen.

Funktion på rätt plats


Den stora fördelen med det nya gränssnittet är att det känns betydligt mindre i vägen än tidigare. Funktioner dyker upp när de behövs. Markerar du en bild visas bildfunktioner, markerar du ett textblock dyker relevanta funktioner för vad som kan ­göras med text upp. För många layoutförändringar visas resultatet dessutom med omedelbar förhandsgranskning.

Formatmallar har utökats till teman som gör det enkelt att använda färdiga layouter eller anpassa dem själv, exempelvis för färgkombinationer eller typsnittsval. Allt som har med layout och grafik att göra är mycket snyggare i version 2007, tack vare effekter som 3d, genomskinlighet, skuggning och kantutjämning.

Dynamiska diagram


I Powerpoint har det blivit enklare att göra och hantera bildbakgrunder. Med funktionen Smartart är det enkelt att skapa dynamiska diagram exempelvis för arbetsflöden, processer eller hierarkier. Smartart fungerar i alla program med det nya gränssnittet, men är mest användbart i Powerpoint där en vanlig punktlista enkelt kan omvandlas till Smartart.


Att anpassa bildbakgrunderna är enkelt i Powerpoint 2007. Observera att resultatet av ett val förhandsvisas direkt i det bakomliggande dokumentet när muspekaren hålls över ett tema.

Nytt i Word är en direktkoppling till bloggtjänster som gör det lätt att publicera och redigera blogginlägg. En annan bra nyhet är referensverktyget, som underlättar användning av referenser och litteraturförteckningar. Stilguider för vanliga referensformat som APA och MLA ingår.

I Excel har gränserna för vad som är möjligt flyttats framåt. Kalkylblad kan numera omfatta en miljon rader gånger 16 000 kolumner och antalet sorteringsnivåer har utökats från tre till 64. Dessutom kan sorteringen baseras på kriterier som cell- eller teckenfärg. En efterlängtad funktion är att när tabellformatering görs med alternerande radlayout uppdateras formateringen automatiskt när nya ­rader skjuts in.


Tillägg hamnar på en egen flik. Layoutmöjligheterna är mycket bättre i Excel 2007. Äntligen justeras alternerande radfärger i en tabell när nya rader läggs till.

Enklare för alla


Access har alltid varit lite udda i Officesviterna genom att mer rikta sig till utvecklare än till den genomsnittlige kontorsanvändaren. I Access 2007 gör nya databasmallar och enklare datainmatning att programmet blir enklare att använda även för andra än utvecklare.

Outlook använder bara delvis det nya gränssnittet. De gamla menyerna och verktygslisterna finns kvar i programmets huvud­fönster, men för redigeringsfönster används den nya menyfliken. Rss-prenumerationer kan nu hämtas direkt till Outlook.

Outlook 2007 kan använda ­Microsofts Desktop search ­engine, vilket gör att det inte längre krävs tilläggsprogram för att få acceptabla sökprestanda. En annan ny funktion är att Outlook nu kan skicka textmeddelanden som sms. Det kräver konto hos en mobiloperatör som hanterar tjänsten och tyvärr har ingen av de svenska operatörerna någon sådan ännu.

Publisher är det enda programmet i Office 2007 Professional som inte har det nya gränssnittet alls. Vi saknar Smartart, som hade passat utmärkt i Publisher. Designpoliser kommer att älska nyheten innehållslagret, där vanligt förekommande element kan lagras och sedan enkelt användas på ett konsekvent sätt. Nytt är att Publisher kan göra massutskick från register i Excel, Outlook och Access.

På vår testdator med en Pentium 4-processor på tre gigahertz och en gigabyte arbetsminne kan vi inte märka någon direkt prestandaförsämring jämfört med Office 2003. Trots många nya visuella finesser upplever vi snarare att Office 2007 är rappare i responsen än den tidigare versionen.

Slutsats


Office 2007 är den hittills mest omfattande uppgraderingen av Microsofts kontorssvit. Största nyheten är användargränssnittet, som är mer logiskt och lättarbetat. Varje enskilt program har dessutom en lång rad förbättringar.

Förändringarna är så stora att utbildning av användare och testning av mallar och tillägg kommer att kräva mycket jobb. Office 2007 är dock så mycket bättre än tidigare versioner att vi anser att de allra flesta vinner på att påbörja denna process så snart som möjligt.

Fakta

Tillverkare/kontakt: Microsoft (www.microsoft.se).
Cirkapris: 4 636 kr exkl. moms.

Systemkrav operativsystem: ­Windows 2000/2003/XP/Vista.
Systemkrav hårdvara: Pentium, 512 MB minne.

Fördelar: lättjobbat gränssnitt, många finesser, fantastiska grafikmöjligheter.
Nackdelar: begränsade möjligheter att anpassa gränssnittet, användarna måste lära sig ett nytt arbetssätt, vissa tillägg behöver uppgraderas.